Ritorno alle origini Il tuo calendario

Una delle prime cose che le persone fanno quando prendono la decisione “organizzati” è comprare una specie di calendario. Potrebbe essere un dayplanner, un desktop “blotter-pad” calendario, un Palm o Blackberry, o qualche altro tipo di dispositivo o sistema possono programmare tutti i loro appuntamenti e obblighi in.

Molti di noi capiscono istintivamente che la chiave per una buona gestione del tempo è sapere dove essere e cosa fare lì in un dato momento. E riconosciamo anche che la nostra capacità di tenere traccia di tutti i nostri obblighi nella nostra testa è severamente limitata.

Una gestione efficace del calendario va di pari passo con una buona gestione delle liste di attività. Mentre un elenco di attività è un ottimo strumento momento per momento, un calendario è molto meglio da presentare “la grande immagine”. Con un'occhiata, puoi vedere un giorno, una settimana, un mese, persino un anno alla volta, consentendo una pianificazione sia a breve che a lungo termine in un modo che un elenco di attività non può.

Che tipo di calendario?

I requisiti funzionali di un calendario sono piuttosto elementari: Il tuo calendario dovrebbe essere facile da scrivere, facile da leggere e disponibile ogni volta che ne hai bisogno. In che modo questi criteri verranno meglio soddisfatti dipende solo da te, in base alla tua personalità. Pubblicità

In generale, i calendari si suddividono in tre grandi categorie: calendari cartacei come Dyplanner e Moleskine, programmi per computer come Outlook e Sunbird e calendari online come Google Calendar e 30 Box. Ogni tipo di calendario ha i suoi pro e contro.

Calendari di carta

Professionisti:

• Ottimo per le persone che pensano meglio con una penna o una matita in mano
• Curva di apprendimento minima, facile da usare
• Non è necessaria alcuna tecnologia speciale
• Non esaurisce mai le batterie

Contro:

• Difficile condividere con altre persone o spostare i dati su un altro sistema
• Lo spazio fisico limitato rende difficile pianificare in anticipo
• Gli eventi ricorrenti devono essere inseriti manualmente
• Può essere perso; le strategie di backup sono alquanto scomode (ad esempio fotocopie)
• Deve essere sostituito ogni anno

Calendari basati su computer

Professionisti: Pubblicità

• Gli appuntamenti e gli eventi ricorrenti sono facili da creare
• I dati possono essere esportati o importati da altri sistemi
• Gli eventi possono essere inviati via email ad altre persone
• Molti programmi consentono di stabilire regole che determinano, ad esempio, quali informazioni sono pubbliche e quali no
• Note, file e altre informazioni possono essere aggiunte indefinitamente
• Può programmare gli eventi con facilità con anni di anticipo
• I dati possono essere salvati regolarmente

Contro:

• La corruzione dei dati è possibile, alterando o addirittura eliminando eventi
• Troppe opzioni possono complicare la semplice programmazione degli eventi
• Hai bisogno di un accesso fisico al tuo computer o PDA / smartphone per vedere il programma
• Sui PDA: le batterie possono guastarsi, lasciandoti senza calendario
• Curva di apprendimento più complessa della carta
• Dipende dalla tecnologia

Calendari online

Professionisti:

• Accedi ovunque tu abbia una connessione Internet, inclusi i computer pubblici
• Condividi facilmente il tuo calendario o parte del tuo calendario
• Alcuni, come Google Calendar, hanno una programmazione in linguaggio naturale, consentendo frasi come “pranzo con Tom domani a mezzogiorno” da tradurre in voci del calendario
• Scambiare dati con altri servizi online, come elenchi di attività, siti Web, lettori RSS, servizi meteo, siti di notizie, ecc.

Contro:

• Problemi di sicurezza: sei a tuo agio nel consentire a Google di leggere (potenzialmente) le voci del tuo calendario?
• Vulnerabilità della sicurezza: il calendario potrebbe essere aperto a accessi non autorizzati
• Potresti essere senza servizio Internet o il sito potrebbe andare giù
• In balia del piano aziendale dell'ospite, potrebbero passare sotto, portando con sé i tuoi dati

La mia configurazione: un sistema di calendario ibrido

Uso una combinazione di calendari basati su software e online. Il mio calendario principale è tenuto in Outlook (totalmente quadrato, lo so!). Ho anche un calendario online con Google. Grazie a Google Calendar Sync, un programma che viene eseguito nella mia barra delle applicazioni e sincronizza i miei calendari Outlook e Google, entrambi i calendari vengono aggiornati. Pubblicità

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Io sincronizzo il mio Blackberry con Outlook, il che significa che ho sempre una copia del programma con me. Se aggiungo eventi sul Blackberry, vengono sincronizzati su Outlook quando mi collego al mio PC e tali modifiche vengono caricate su Google quando viene eseguito Google Calendar Sync. Ho anche il mio file .pst di Outlook (in cui è archiviato il calendario e tutti gli altri dati di Outlook) impostato per salvare su un'unità esterna ogni notte. Così Ho più ridondanze nel caso in cui qualsiasi parte del sistema fallisca. (Stampo anche una copia cartacea da Outlook se sto per uscire dalla città, nel caso in cui il mio Blackberry si rompa e non riesca a trovare un computer per controllare il mio calendario di Google.)

Cosa succede sul tuo calendario?

Ci sono due filosofie su come usare il tuo calendario. Il primo, che è raccomandato da David Allen in Finire di fare le cose, è a inserisci nel tuo calendario solo quegli eventi che devono accadere in quel momento: riunioni, appuntamenti, telefonate programmate, ecc. Per il resto del tempo, stai lavorando dai tuoi elenchi di attività in base alla tua opinione su quale sia la cosa più importante su cui lavorare proprio adesso è.

Non sono d'accordo con questo approccio, anche se ammetto che sembra funzionare per molte persone. Ma io credo nella programmazione qualunque cosa - appuntamenti e riunioni, ma anche blocchi di tempo per e-mail o telefonate, pasti, tempo di viaggio e, soprattutto, “tempo di progetto”. Il tempo del progetto è un blocco di tempo dedicato a fare progressi su qualche progetto attivo su cui sto lavorando al momento. Se non pianifico questo tipo di cose, so che le cose relativamente banali si espanderanno per riempire tutto lo spazio tra i miei (rari) eventi programmati - e non troverò il tempo per le cose importanti.

Ad essere onesti, probabilmente non è troppo lontano dallo spirito di GTD, anche se è contro il “lettera o la legge” come stabilito nei libri di Allen. Lavorare su progetti spesso è qualcosa che deve essere fatto in un determinato momento, o non viene fatto. Lavorare su e-mail è il contrario - se non è fatto solo durante le ore che programma, può facilmente riempire l'intera giornata. Pubblicità

Il mio consiglio, quindi, è quello di determinare cosa deve essere fatto ogni settimana e pianificarlo tutto e attenersi al programma. Ciò significa che puoi concedere tutto ciò che hai programmato per l'intero periodo di tempo, ma non per quello Di Più di quello. Utilizzare un timer, se necessario. Il punto di usare un calendario non è solo quello di assicurarti di lavorare sulle tue attività importanti a orari prestabiliti durante la settimana, ma anche di assicurarti di lasciare un tempo adeguato per cose che non possono essere facilmente programmate - tempo “fuori dal tempo”, divertendosi.

I tuoi calendari

E tu? Sei un fan di carta, software o “nel cloud” calendari? Qual è il tuo setup? E come? tu usa il tuo calendario per restare in pista? Racconta la storia del tuo calendario nei commenti.

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