9 modi per gestire interruzioni come un professionista

  • Timothy Sherman
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Sei facilmente distratto? Scommetto che lo sei. Se ti dicessi che questo link ha portato a un elenco di foto divertenti di gattini squilibrati, probabilmente cliccheresti e dimenticheresti rapidamente la nostra conversazione.

Non succederà questa volta!

Le interruzioni causano il maggior danno quando permettiamo alla loro apparenza di influenzarci molto dopo che siamo tornati al nostro compito iniziale. Questo può accadere per alcuni motivi:

  • Trattiamo ogni interruzione nel nostro flusso di lavoro come se fosse una frattura nel prodotto finale.
  • Siamo risentiti della nostra apparente incapacità di evitare le distrazioni e finiscono per trattare il loro aspetto come una debolezza personale.
  • Consideriamo le distrazioni come un cambiamento nel nostro viaggio invece che in un'altra curva nel fiume.

Cosa puoi fare a riguardo? Pubblicità

1. Abbraccia la tua paura

Non sei contrario a ciò che tua madre potrebbe averti detto, diverso dal resto di noi. Ci sentiamo tutti distratti. Ci infastidiamo tutti quando un momento produttivo viene interrotto. Siamo tutti stanchi quando gli eventi programmati non vanno come previsto. Se permetti alla trepidazione di intrufolarti nella tua mente alla prospettiva di distrazioni, paralizzerai le tue capacità produttive.

La paura di distrazioni favorisce anche il risentimento nei confronti di chi fa distrazione. Riconosci che a volte sarai distratto e accetterai quelle distrazioni come opportunità per migliorare. Non puoi fermare le distrazioni, ma puoi evitare che riprendano la tua giornata. Questo è il tuo momento!

2. Pianificare interruzioni

Una pianificazione efficace è una pietra angolare dello stile di vita produttivo. Pianificare le interruzioni potrebbe sembrare impossibile. Lo fa a te? Ecco una visualizzazione semplice che ti aiuterà a iniziare con la tua pianificazione:

Iniziare ogni sessione di lavoro disegnando alcuni quadrati su un piccolo pezzo di carta straccia. Queste rappresentano distrazioni che quasi sicuramente si apriranno. Quando incontri e vinci le distrazioni, metti un segno di spunta nella casella appropriata. Dopo un po 'sarai in grado di farlo nella tua testa. Sembra facile, giusto? Una distrazione attesa non ha alcun potere sulla tua giornata. Hai ancora il controllo.

3. Delegare e rimandare

Una volta identificata un'interruzione come qualcosa che richiede attenzione e non solo un desiderio nascente di fallire, prova a rimandare il tuo coinvolgimento. Il modo bruto per farlo è gridare, “Non ho tempo adesso. Non disturbarmi!” Pubblicità

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L'opzione di classe è un po 'più coinvolta. Prenditi un momento per capire cosa comporta la distrazione. Qualcuno sta morendo? C'è una scadenza che hai dimenticato? C'è un'opportunità di networking qui? Se risulta che non stai affrontando un'emergenza, posticipa il tuo coinvolgimento e deleghi gran parte del lavoro di dettaglio a qualcuno con le risorse disponibili.

4. Procrastinare l'attacco

È sicuro dire che molti di noi accolgono molte più distrazioni di quanto dovremmo. Perché? Perché siamo procrastinatori e distrazioni cronici ci offrono un modo per rallentare senza essere apertamente pigri. Il modo più semplice per attaccare la procrastinazione è sintetizzare l'urgenza con scadenze troncate. Se normalmente ti bastano 3 ore per fare qualcosa, colpisci il bagno, prendi un bicchiere d'acqua, imposta un timer per 90 minuti e fai a pezzi il tuo lavoro! Questo non funzionerà per ogni progetto ma è molto divertente quando lo fa!

5. Dividi il tuo giorno in target

Le distrazioni sono più pericolose per la persona che lavora senza obiettivi a breve termine. Puoi tenerti fuori dalla zona di pericolo fissando obiettivi per tutta la giornata. Probabilmente avrai solo bisogno di farlo per compiti che davvero non vuoi completare. Per esempio:

  1. Invia email scomode entro le 9:00
  2. Completa l'agenda del meeting entro le 12:00
  3. Dì qualcosa di piacevole al capo fastidioso entro le 14.00

Il potere in questo processo è che ora hai obiettivi sensibili al fattore tempo per orientarti verso una volta che sei sfuggito alle distrazioni. Quella 8:45 conversazione telefonica che potrebbe essere andata avanti per un'ora? Nixed entro la scadenza dell'email. Le colture muoiono a Farmville alle 11:00? Soppresso dall'agenda della riunione!

6. Ingressi limite

Più limiti i canali che le persone possono usare per distrarti, meno è probabile che sarai distratto. Ci vuole forza di carattere per ignorare i social media e il tuo smartphone sempre amichevole. Ci vuole fiducia nelle persone che lavorano per voi per allontanarsi dalla frenesia di affari e numeri di crisi nella stanza sul retro. È difficile disconnettersi perché spesso sentiamo una sfumatura di irrilevanza quando usciamo di fretta. Pubblicità

Fallo. I risultati saranno la prova che ne è valsa la pena.

7. Uscite batch

Rispondere alle e-mail in batch e programmare un blocco di tempo per effettuare chiamate telefoniche può sembrare un modo deprimente per fare affari, ma è un modo molto efficace per mantenere le distrazioni a distanza di braccia. Il batching è ancora più efficace nel ridurre al minimo il danno collaterale causato da Twitter e altri social network se si salta senza un intervallo di tempo prestabilito.

Per iniziare, fai un elenco delle cose che devi fare ogni giorno per mantenere una buona comunicazione nella tua azienda e in tutti i tuoi social network. Dare ad ogni strumento o azione la propria fascia oraria e consentire un po 'di margine alla fine. Non otterrai il momentaneo livello sociale delle interazioni costanti in tempo reale, ma i benefici a lungo termine compenseranno la tua perdita.

8. Comunicare il programma agli altri

Quando si tratta di gestire le distrazioni basate sulle persone, la comunicazione è fondamentale. Hai bisogno di finire un progetto? Lascia che le persone del tuo gruppo di lavoro sappiano che sarai off-limits fino a un certo momento. Stai cercando di finire un progetto freelance in una casa piena di bambini? Fai sapere loro che a meno che qualcuno non muoia o che la casa stia bruciando, ucciderai un gattino se ti interrompono.

Ovviamente, se non hai avuto il tempo di creare un programma realistico per te stesso, la condivisione di quel programma non sarà di grande aiuto. Pubblicità

9. Inizia con il punto principale

Quando incontrate una distrazione, entrate immediatamente nel cuore di esso. Il tuo “arriva al punto” lo stile può andare male con alcune persone che preferiscono riprendere la storia prima di condividere il loro punto principale. Chiedere scusa per ogni possibile scortesia e chiedere comunque il punto principale.

Una volta che conosci il punto principale puoi chiedere informazioni di supporto e prendere una decisione intelligente su cosa fare prima di tornare al lavoro.

Tornare al lavoro è quello che stavi per fare, no??

Se hai trovato un suggerimento o un trucco utile nella tua missione per sconfiggere le distrazioni, spero che ti prenderai un momento per condividerlo!

L'opportunità è sfuggita alla maggior parte delle persone perché è vestita in tuta e sembra un lavoro. ~ Thomas Edison

Seth Simonds è un editor qui su Lifehack.org. Ottieni ancora più suggerimenti seguendo Lifehack su Twitter o iscrivendoti tramite RSS.

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