8 strumenti che ti rendono più produttivo con Microsoft Office

Word, Excel, PowerPoint e Outlook: questi sono ciò che rende Microsoft Office la suite di strumenti più utilizzata sul mercato. Ma anche Office ha i suoi limiti. Ci sono problemi che ti capitano quotidianamente che richiedono tempo che potrebbe essere meglio speso per altre cose. Anche se potresti avere app fantastiche che aumentano la tua produttività in altre aree della tua vita, potresti non essere consapevole del fatto che esistono anche alcuni ottimi strumenti aggiuntivi per Office. Alcuni di loro sono addirittura gratuiti. Ecco otto dei migliori, pronti per il download rapido e l'uso immediato.

1. ShapeChef

ShapeChef è un ottimo strumento recentemente pubblicato da Wulfsoft. Fornisce modelli, diagrammi, grafica e un enorme set di icone per PowerPoint, e la collezione continua a crescere. Il sito ShapeChef ti dà un'idea di tutto ciò che ha da offrire. Ci sono pacchetti da un'organizzazione singola a grande, e le licenze non scadono mai.

ShapeChef aggiunge un riquadro di libreria alla finestra di PowerPoint per un accesso rapido. Gli elementi sono organizzati in categorie, oppure puoi usare la funzione di ricerca per trovare quello che vuoi. Una volta trovata un'immagine o un'icona adatta, trascinala dal riquadro della libreria nella diapositiva di PowerPoint. È così facile.

Ci sono anche altri vantaggi. Puoi aggiungere le tue immagini alla biblioteca e, naturalmente, condividere con gli altri in modo che tutti possano beneficiare delle tue creazioni. Questa funzione semplifica il mantenimento della coerenza all'interno del team o dell'organizzazione.

La parte migliore? Non è più necessario cercare in tutto il Web un'immagine appropriata e preoccuparsi delle attribuzioni.

2. FlowBreeze

Se sei stufo di provare a sviluppare diagrammi di flusso con strumenti di disegno e frecce che non finiscono mai nel posto giusto, puoi rinunciare a tutto questo fastidio utilizzando FlowBreeze. Questo incredibile strumento è un componente aggiuntivo per Excel che semplifica la creazione di diagrammi di flusso che sembrano completamente professionali. Pubblicità

Tutto quello che devi fare è inserire il testo e lo strumento genera automaticamente le forme per ogni passaggio. Ogni forma e parte di testo è formattata e i simboli sono perfettamente allineati con le frecce di collegamento posizionate automaticamente. Ancora meglio, c'è un “text-to-diagramma di flusso” procedura guidata che convertirà un file Word esistente in un grafico. Con FlowBreeze puoi:

• Inizia a creare rapidamente utilizzando la guida di avvio facile da seguire;
• Usa 84 formati integrati per personalizzare i tuoi simboli;
• Scegli tra 21 formati per connettori: dritto, a gomito o curvo;
• Inserisci le immagini direttamente sui simboli;
• Esporta i diagrammi di flusso finiti nella tua scelta di cinque formati di immagine; e
• Salva i grafici come file Excel in modo che altri possano visualizzarli e modificarli.

Dopo un periodo di prova gratuito di 30 giorni, è possibile acquistare una licenza per utente singolo o sito. È un pagamento una tantum.

3. ASAP Utilities

Sicuramente non è un nuovo capretto sul blocco, ASAP Utilities è un componente aggiuntivo di Excel che colma le lacune e aiuta con quelle cose che non puoi fare con Excel semplice. È in circolazione da 17 anni ed è stato appena aggiornato alla sua ultima versione (5.6) nel dicembre 2015. Devi davvero visitare il sito ASAP Utilities e visualizzare alcuni dei video che dimostrano tutte le sue funzionalità. Quindi vai alla pagina delle recensioni dei clienti e guarda cosa stanno dicendo i professionisti che lo stanno utilizzando.

Ci sono oltre 300 funzioni - troppe per essere nominate qui - ma basti dire che risparmierai un sacco di tempo con loro. Ad esempio, hai mai desiderato trasporre una colonna in più righe in modo da poter creare una tabella? ASAP Utilities lo rende così facile.

Mentre il numero di funzioni può sembrare schiacciante, puoi scegliere e scegliere quelli di cui hai bisogno quando ne hai bisogno. Segui le semplici istruzioni e ASAP Utilities ti farà risparmiare tempo e stress.

4. Componente aggiuntivo di Wikipedia

Quindi, stai scrivendo, componendo magari un tema o un contenuto per il tuo blog, e hai bisogno di alcune informazioni di base su un artista, una città o un libro. Potresti interrompere ciò che stai facendo, andare online e accedere a Wikipedia per ottenere tali informazioni, quindi copiare ciò che ti occorre, tornare al documento di Word, incollarlo e quindi riformulare per inserirlo nelle tue parole. Parla di molte interruzioni nel tuo flusso di lavoro. E così inutile. Pubblicità

Con l'app per il componente aggiuntivo di Wikipedia, puoi accedere alle informazioni di Wikipedia direttamente dal tuo file Word, risparmiando tempo e problemi. Quando si digita il termine di ricerca, l'app ricerca automaticamente il database di Wikipedia e fornisce i risultati in un riquadro attività. È quindi possibile scegliere di visualizzare testo, immagini o entrambi. Ancora meglio, puoi selezionare un preventivo e verrà automaticamente inserito nel tuo documento Word.

Ci sono alcuni requisiti di sistema per questa app gratuita: Internet Explorer, oltre a Word o Excel 2013, Word o Excel online o Word o Excel per iPad. Questo è tutto.

• Il componente aggiuntivo di Wikipedia è disponibile in oltre 20 lingue.
• Se stai cercando il modo più rapido per accedere al materiale di riferimento, non esiste uno strumento migliore di questo.
• Per iniziare, accedi al sito e fai clic “Inserisci.” Fatto e fatto.

5. Schede di Office

Lavorare con più documenti contemporaneamente è un po 'complicato in Microsoft Office. Devi andare avanti e indietro tra le diverse finestre per raccogliere e inserire informazioni in Word, Excel o PowerPoint.

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Office Tabs ti consente di aprire tutti i documenti necessari in una sola finestra e visualizzare ciascun documento come un file a schede. E funziona con tutte le edizioni di Microsoft Office dal 2003 in avanti. Esistono tre componenti dello strumento: Schede per Word, Schede per Excel e Schede per PowerPoint, in modo da poter visualizzare documenti da una di queste tre origini per visualizzarle insieme.

Lo strumento ti consente di lavorare con tutti i file e chiuderli tutti con un clic (è comunque possibile chiuderli singolarmente, se necessario). Puoi anche salvare le modifiche in sospeso per tutti i documenti con un solo clic “Salva tutto.”

Solo alcune delle altre caratteristiche includono: Pubblicità

• La possibilità di personalizzare le schede utilizzando uno degli undici stili forniti;
• Nomi di file interi (al momento, se il nome del file è troppo lungo, verrà troncato, le Schede di Office visualizzeranno il nome completo);
• Dimensioni ridotte del file, quindi le prestazioni di Office non vengono rallentate in alcun modo; e
• Un sacco di scorciatoie.

Accedi al sito, dai un'occhiata in giro e scarica la versione base gratuita o l'edizione aziendale, che ovviamente offre funzionalità aggiuntive. Con una licenza utente permanente, ottieni anche aggiornamenti e supporto gratuiti per due anni. Troverai anche un tutorial sul sito.

6. Kutools per Outlook

Questo offre un enorme numero di funzionalità da utilizzare con Outlook progettato per semplificare la gestione delle e-mail e risparmiare così tanto tempo. Fondamentalmente, Kutools per Microsoft Outlook fornisce funzionalità per semplificare tutte le banali attività che devi eseguire ogni giorno, come ad esempio:

• Creazione automatica “fuori dall'ufficio” risponde;
• Creazione di personalizzazioni CC e BCC automatiche per quelli in avanti;
• Inoltro di diverse e-mail contemporaneamente; e
• Ordinamento tramite posta indesiderata con filtri migliori.

Con un solo clic, puoi anche:

• Cerca tutte le email da un mittente, un indirizzo email o un dominio;
• Rispondere o inoltrare più email contemporaneamente;
• Elimina tutte le email da un mittente o con una riga dell'oggetto specifica;
• Elimina email duplicate, nomi di contatti o indirizzi email; e
• Blocca mittenti, oggetti o parole chiave del corpo.

Una licenza a vita ti fornirà anche aggiornamenti e supporto gratuiti per due anni. Più licenze vengono con prezzi scontati.

Se la posta elettronica occupa una parte importante della giornata lavorativa, è necessario questo strumento.

7. Follow-up via e-mail

Questo è un altro strumento aggiuntivo molto semplice per Outlook. Se l'e-mail è una parte importante del tuo lavoro professionale, allora comprendi la frustrazione di inviare una e-mail, aspettarti una risposta e poi non ottenerne una, o anche dimenticarti di aver inviato quella e-mail e di aver bisogno di una risposta. È una cosa facile da dimenticare quando sei occupato. E il mancato follow-up può influenzare la produttività lungo la strada, quando ti rendi conto che non puoi andare avanti senza quella risposta. Pubblicità

E-Mail Follow-Up farà in modo di non dimenticare mai la risposta necessaria. Quando invii la tua email, puoi programmare un promemoria per inviare un'email di follow-up. Se ricevi la risposta, o anche una telefonata, prima della data del calendario che hai impostato, elimina il promemoria di follow-up dal calendario. È semplice, semplificato e ti farà risparmiare tempo a controllare e ricontrollare le e-mail inviate per vedere quando hai inviato i messaggi ea chi sono stati inviati quei messaggi.

Questo strumento aggiungerà solo due pulsanti al tuo editor di messaggi di Outlook. Per una licenza per utente singolo ($ 24), riceverai un utilizzo a vita, nuove versioni e supporto per un anno. Puoi scaricare una versione di prova gratuita per vedere se funziona per te.

8. Onetastic per OneNote

Free è sempre buono, ed è esattamente ciò che è Onetastic per OneNote. Se hai già l'app per appunti digitale di Microsoft OneNote e lo adori, sarai entusiasta di questo componente aggiuntivo che ti offre ancora più funzioni. Onetastic ti consente di:

• Esegui attività ripetute automaticamente,
• Scarica macro aggiuntive secondo necessità,
• Imposta le visualizzazioni del calendario per le tue pagine OneNote,
• Ritaglia o ruota stampe e immagini,
• Configura gli stili personalizzati, proprio come fa Word e
• Imposta menu e sommari.

Video e tutorial sono disponibili sul sito Web, insieme a una sezione FAQ.

Stiamo tutti cercando modi per aumentare la nostra produttività, soprattutto sul lavoro, e tutti noi usiamo molti metodi diversi per essere più organizzati e meno stressati. Ora, tuttavia, ci sono strumenti che possono semplificare il lavoro stesso. Questo è un grande vantaggio.