7 modi che non dovresti usare il tuo calendario

foto di woody1778a http://www.flickr.com/photos/woodysworld1778/

Per alcune persone, il loro calendario è lo strumento sacro del loro sistema di produttività. E per gli altri è solo una discarica per qualsiasi cosa e tutto ciò che pensano di dover fare.

E qui è esattamente dove si trova il problema.

I calendari non sono pensati per contenere tutti i dati necessari per fare le cose. Ci sono pensati per contenere dati specifici del tempo che se non viene eseguito in un determinato momento segnato sul calendario, l'attività muore ed è troppo tardi per farlo.

Diamo un'occhiata a 7 diversi modi in cui tu non dovrebbe stai usando il tuo calendario.

Impostazione di date di scadenza false

Impostare scadenze false non solo ingombra il tuo calendario, ma ti renderà frustrato e forse anche meno produttivo. Le date di scadenza false sono quelle che aggiungi al tuo calendario quando dici, “bene, penso che dovrei avere questa parte del mio progetto fatta entro questa data qui,” e quindi contrassegnalo con la tua data di scadenza falsa. Pubblicità

Ciò che fa è aiutarti a rimandare le attività correlate a quel progetto finché non sarai più vicino alla data.

Questo non vuol dire che ci sia qualcosa di sbagliato nelle pietre miliari, ma per mettere una data difficile, un pezzo di un progetto, quando non lo è in realtà, molto probabilmente ti farà fallire..

Blocco orario

Questo è un altro dei miei animaletti; qualcosa che ho provato a scuola che mai, mai lavorato. Il blocco del tempo è l'idea di impostare una porzione di tempo nel tuo calendario da dedicare a una cosa specifica che devi fare.

Forse hai un lavoro che hai intenzione di fare per un po 'di tempo, quindi tu “bloccare” fuori 3 ore del giorno per lavorare su quella cosa specifica. Ora, se riesci a superare le 3 ore di lavoro su quell'unica cosa che devi fare, sei un umano molto migliore di me e di molti altri.

La realtà è che se sei un “knowledge worker” le possibilità di bloccare una parte del tempo per lavorare su una cosa sono alquanto irrealistiche e quasi sempre vengono rovinate da qualcos'altro che emerge. Pubblicità

Invece di bloccare il tempo, prova qualcosa come la tecnica del Pomodoro o semplicemente avviando un compito o un progetto senza alcuna aspettativa di quanto hai intenzione di lavorare su di esso.

Liste di controllo

Le persone amano le liste, ma i calendari non sono affatto al loro posto. Se ti stai ritrovando a mettere cose simili, “prepara il pranzo, tira fuori i cuccioli, afferra il portafoglio, afferra l'orologio” ecc., come elementi di calendario o note di un elemento del calendario, considerare l'utilizzo di un'applicazione di checklist o di un semplice foglio di carta per tenere traccia di questi dati.

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Quello che ho trovato, è che se non stai effettivamente controllando le cose dalla lista di controllo e solo guardando gli articoli sul tuo calendario, prima o poi ti trascuri qualcosa.

Ci dispiace, ma gli elenchi di controllo devono essere controllati.

Prendere appunti

Alcune persone prendono appunti o appunti durante un evento anche sul proprio calendario all'interno del campo delle note del calendario. Questo non è un brutto posto per inserire più informazioni su un evento nel tuo calendario, come una descrizione del luogo in cui si svolge la riunione o un piccolo promemoria su quali siano i nomi dei partecipanti alla riunione. Ma questo non è il posto giusto per le note di riunione a pieno titolo. Pubblicità

Prova a prendere appunti su carta o in una nota dedicata prendendo la programmazione (anche una grande quantità di file di testo funzionerà). Questi sono più facili da collegare o accedere in seguito, piuttosto che entrare nel tuo programma di calendario.

Come deposito di promemoria onnipresente

Questa è un'estensione degli ultimi due punti.

Un calendario è pensato per cose specifiche del giorno e del giorno come riunioni e attività che devono assolutamente (e possono essere solo) fatte in un determinato giorno. Mantenere tutti i tipi di piccoli pezzi di dati come promemoria di cose che devono essere fatte nella tua giornata o anche solo informazioni su qualcosa non appartiene davvero al tuo calendario.

Ancora una volta se hai bisogno di promemoria per le cose prova ad usare un'app di gestione delle attività e se hai bisogno di memorizzare le informazioni relative a progetti e cose che devono essere fatte, questo tipo di dati appartiene meglio a un file di testo o anche a un database personale.

Tenere traccia degli eventi standard

Questo è qualcosa che mi sono trovato a fare fino a poche settimane fa; mettendo eventi standard come “Lavoro” nel mio calendario Penso che questo fosse per me stesso “sembrare” più occupato di quanto lo fossi in realtà. Voglio dire perché qualcuno dovrebbe bloccare 8 ore ogni giorno che dice “Lavoro” su di esso? Pubblicità

Dico che se hai qualcosa di standard che fai ogni giorno come il lavoro o la palestra o qualsiasi altra cosa, non ingombrare il tuo sacro spazio del calendario con esso.

Non usarlo

E ovviamente il modo più importante con cui non dovresti usare il tuo calendario non è usarlo!

Speriamo che ormai ti rendi conto che il tuo calendario è come un luogo sacro, è riservato per le cose che stanno per accadere “morire” se non vengono gestiti in un determinato momento o giorno in cui vengono inseriti nel calendario. E a causa di questa consapevolezza, non usare il tuo calendario per mantenere questo tipo di informazioni significa dimenticarti delle cose e non fare queste cose importanti.