7 modi inaspettati per massimizzare la produttività

Hai un notebook digitale e usi il miglior sistema di gestione delle attività. Sai come fare un programma. Sei fantastico nei dettagli di tracciamento. Rispondete rapidamente alle e-mail. Ma stai ancora cercando modi per amplificarlo, perché sai che puoi fare ancora meglio.

1. Dormi di più, non di meno.

Sonno troppo piccolo, sonno povero, sonno interrotto e / o problemi di salute che interferiscono con il sonno, tutto sommato a uno negativo: stanchezza. E la fatica ha un grosso, cattivo effetto sulla tua produttività. Uno studio, completato nel 2010, ha stimato il costo annuale della perdita di produttività legata alla fatica a quasi $ 2000 per dipendente. La deprivazione cronica del sonno ha alcuni risultati piuttosto gravi, come un aumento dell'ansia, una scarsa memoria e, infine, una compromissione della funzione cognitiva.

In altre parole, senza un sonno adeguato, il tuo cervello non funzionerà altrettanto bene. Quindi, anche se hai un ottimo piano, una lista di cose da fare ben ordinata e tutti gli strumenti di cui hai bisogno, senza dormire a sufficienza, sei incline a essere lento e sfocato. Tutti i trucchi del libro non aiuteranno a massimizzare la produttività se il tuo cervello, la macchina della massima produttività, ha davvero bisogno di un sonnellino.

2. Fai di meno, non di più.

La produttività non significa fare di più in meno tempo. A cosa serve fare di più se quello che stai facendo non è il vero lavoro che è necessario? In effetti, cercare di fare di più spesso è dove perdiamo tempo. La scienza ha dimostrato che il multitasking non è qualcosa che il cervello umano è obbligato a fare.

Più accumuli il tuo piatto (o calendario, o taccuino, o lista delle cose da fare, o task manager), più tempo hai a disposizione per decidere cosa farai dopo. E prendere decisioni non solo consuma tempo prezioso, ma esaurisce la tua sempre importante riserva di forza di volontà.

Una soluzione semplice risolverà entrambi questi assassini di produttività: prova a fare di meno. Pubblicità

Limita il numero di progetti aperti in cui sei coinvolto in qualsiasi momento. Mi rendo conto che non è sempre possibile: a volte il tuo elenco di progetti dipende dal tuo capo o dal tuo altro significativo più che da te.

Se ti senti sovraccarico, però, un appello può funzionare: “Mi piacerebbe affrontare questo progetto; staresti bene se per prima cosa completa il progetto XYZ, quindi avrò il tempo e l'attenzione che devo dedicare a questa nuova idea?”

Limita severamente ciò che ti permetti di inserire nelle tue liste giornaliere e settimanali. All'inizio della settimana, scegli le poche cose che vuoi realizzare. All'inizio di ogni giornata, decidi i tre compiti che completerai che ti sposteranno verso i risultati desiderati di questa settimana.

3. Diventa meno disponibile.

Essere quello che è sempre affidabile porta con sé un certo beneficio: la gente ti guarda. Loro ti rispettano. Sanno che avrai finito il lavoro.

Viene anche con un certo problema: le persone chiederanno più di te se sapranno che possono dipendere da te.

È bello aiutare gli amici, ed è qualcosa che dovresti fare. Ma non è qualcosa che dovresti fare sempre. Scegliendo di essere meno immediatamente disponibile si imposta un filtro automatico. Pubblicità

Non essere la persona con il suo telefono incollato alla sua mano in ogni momento. Non essere il tipo che risponde a qualsiasi testo, chiamata o e-mail in cinque minuti o meno. Le persone possono aspettare, e se è importante quello tu essere coinvolto, attenderanno la vostra risposta.

4. Limitare le riunioni.

Le riunioni sono famigerati buchi neri, consumano produttività in cambio di, beh, niente. Un vuoto. Mentre potresti trovare molti buoni consigli su come ottenere di più dagli incontri, mantenere gli incontri brevi, mantenerli focalizzati, raggiungere gli obiettivi e così via: ecco un approccio semplice ma estremamente efficace: limitare del tutto le riunioni.

Se sei il capo, semplicemente smetti di metterli in programma o renditi disponibile per ogni richiesta di riunione che incontra la tua scrivania (vedi n. 3, sopra, Diventa meno disponibile). Se non hai questa autorità, inizia a fare appelli. Prima di arrenderti e presentarti, sfiorando un altro pomeriggio perso con la vorace macchina per la produttività che è un incontro, contatta l'organizzatore e fai queste domande:

Leggi Successivo

10 piccole modifiche per far sentire la tua casa come una casa

Cosa rende felici le persone? 20 segreti delle persone "sempre felici"

Come affinare le tue abilità trasferibili per un interruttore di carriera rapido

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

• Cosa c'è nell'agenda per questo incontro?
• Quali sono i tuoi obiettivi per questo incontro?
• Perché vuoi che io sia lì?
• Cosa ti aspetti che io contribuisca?
• C'è un modo in cui posso contribuire senza essere presente all'incontro?

Se l'organizzatore della riunione è anche il tuo supervisore o collaboratore, fai appello in base alla perdita di produttività. Chiedi qualcosa come questo: “Preferiresti fare dei progressi incredibilmente fantastici su questo progetto che stiamo facendo, o andare a sedermi in questo incontro per 2 ore senza ottenere nulla?”

5. Misura la tua produzione.

Spesso non sappiamo come misurare la produttività sui progetti in cui siamo coinvolti. Forse è un progetto in corso, o qualcosa di grande e complesso, o qualcosa di creativo e intangibile. In ogni caso, può essere difficile definire quale sia la produzione.

Il problema è, tuttavia, che se non sai veramente come appare la produzione, non puoi capire se sei produttivo. Pubblicità

Risolvi questo problema della sfocata produttività battendo un metodo per misurare la produzione con ogni progetto che stai percorrendo. Questo potrebbe essere qualcosa di simile a una timeline, con pietre miliari per determinati risultati nel progetto man mano che procedi: misura i tuoi progressi osservando quanto strettamente puoi rimanere allineato con la timeline proiettata.

O potrebbe essere qualcosa come una quota, giornaliera o settimanale, delle attività chiave o dei deliverable che devono essere fatti.

O potrebbe essere qualcosa di completamente diverso: parole scritte, chiamate fatte, denaro promesso, e-mail di risposta, domande inviate.

Capire esattamente cosa significa produzione per ogni progetto, e quindi è possibile massimizzare tale produttività. Tieni traccia della tua produzione ogni volta che lavori al progetto. Solo la conoscenza di esattamente ciò che dovresti fare per essere produttivi è utile per concentrare il tuo cervello.

Tenere traccia di quanto puoi ottenere diventa un gioco che giochi con te stesso, uno che ti spinge ad esibirti meglio ogni volta che fai il lavoro.

6. Dimentica i grandi obiettivi; concentrarsi su piccoli guadagni.

I grandi obiettivi sono buoni, ma monitorare i progressi sui grandi obiettivi può essere deprimente. Dobbiamo vedere i progressi per essere motivati ​​a continuare a fare progressi. Altrimenti, ci scoraggiamo e iniziamo a mettere in discussione tutto. Pubblicità

Sfortunatamente, spesso acquistiamo l'idea di avere grandi obiettivi senza capire come affrontarli. Ogni grande obiettivo è raggiunto da una serie di piccoli guadagni incrementali. Questa è una vecchia notizia: mangia l'elefante un morso alla volta, fai quel viaggio un passo alla volta. Anche se conosciamo e capiamo questo concetto, non sappiamo come applicarlo.

La chiave è impostare un grande obiettivo, quindi dimenticarsene per un po '. Invece, scopri quali piccoli guadagni hai bisogno di fare settimanalmente, anche ogni giorno, e concentrati su quelli. Ignora il grande obiettivo, per un po ', e concentrati solo sul raggiungere quei piccoli guadagni. Di tanto in tanto, guarda di nuovo il grande obiettivo e guarda fino a che punto quei piccoli guadagni ti hanno portato a raggiungerlo.

7. Costruire abitudini sane.

Il tuo cervello è l'ingrediente essenziale in ogni sforzo per una vita produttiva. E il tuo cervello fa parte del tuo corpo. Se non ti prendi cura del tuo corpo, non ti stai prendendo cura del tuo cervello.

Le abitudini salutari includono dormire e dormire bene, esercitarsi e mangiare cibo che ti nutre invece di appesantirti. Includono anche il bilanciamento del tempo tra lavoro focalizzato e tempo morto, solitudine e attività sociali, sforzo fisico e mentale.

Concentrati sulla costruzione o sul rinforzo di un'abitudine sana ogni settimana e passa in rassegna le abitudini che desideri stabilire. Più forti sono queste sane abitudini nella tua vita, più produttivo sarai per impostazione predefinita.

Credito fotografico in primo piano: Zach Dischner via flickr.com