6 suggerimenti per scrivere le email che verranno aperte

L'email è il mio mezzo di comunicazione preferito.

È personale, facile da eseguire e richiede poco tempo. Nel mondo di oggi, è il modo più semplice per entrare in contatto con qualcuno ... senza dubbio. Tuttavia, richiede un po 'di pianificazione e richiede di riflettere prima di comporre un messaggio. I tuoi amici e familiari potrebbero essere lieti di ricevere una tua email, ma questo potrebbe non essere il caso quando stai scrivendo pensando a uno scopo commerciale.

Più una persona è influente, più è occupata. Potrebbero ricevere centinaia di email in un solo giorno. A differenza della maggior parte delle persone, non aprono ogni singola e-mail; invece scorrono attraverso le righe del soggetto per vedere quali attirano la loro attenzione. Pubblicità

Non sarai più vicino ai tuoi obiettivi a meno che non apra effettivamente la tua email - e la leggerai. Ecco 6 suggerimenti che aumenteranno notevolmente le possibilità che le e-mail vengano lette e soddisfatte.

1. Chiarezza dello scopo

Prima ancora di mettere le dita sulla tastiera, pensa perché vuoi scrivere l'email (il suo scopo) e che cosa vuoi che il destinatario faccia (azione). Raccogli tutte le informazioni che devi fornire.

Ecco alcuni motivi per cui vuoi avvicinare qualcuno che è molto importante per te:

• Mettiti in contatto con un blogger A-list per pubblicare un messaggio per gli ospiti
• Lascia che un famoso autore sappia quanto ammiri il loro lavoro
• Cerca un rinvio da qualcuno
• Vuoi intervistare qualcuno di importante
• Avvicinati a un potenziale cliente per vendere i tuoi servizi

Si noti che tutti i motivi per connettersi con qualcuno sono molto diversi tra loro. Per essere chiari nella tua testa puoi produrre e-mail coerenti, concise ed efficaci. Pubblicità

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2. Riga dell'oggetto efficace

Componi una riga dell'oggetto che indichi loro perché devono aprire l'e-mail. Non inviare messaggi con righe vaghe o dogate:

• Per favore leggi questo (o) Posso avere 20 secondi del tuo tempo? (Non chiedere l'attenzione)
• Molto urgente (a meno che non lo sia, e sarà comunque vantaggioso aggiungendo ulteriori informazioni)
• Ciao (astenersi da una parola oggetto che non dice nulla sul messaggio all'interno)
• Posso portarti a pranzo a prendere il tuo cervello? (Fare una richiesta è un enorme no-no!)
• Invito a iscriversi al nostro programma di affiliazione (Rendere il messaggio come se fosse automatico e proveniente da un sito Web o un servizio online)
• Regalo gratuito per te (Spammy - evita a tutti i costi anche se invii un segno di apprezzamento)

Di 'ciò che devi dire immediatamente, preferibilmente nella riga dell'oggetto, se possibile. Al giorno d'oggi le persone sono troppo occupate e se il soggetto non le interessa, non farebbero clic su di esse. Scrivi una riga dell'oggetto che riassume lo scopo della tua email (fai riferimento al punto 1). Se non sei completamente chiaro sul tuo messaggio, troverai difficile scrivere una riga di soggetto interessante che attirerà il lettore ad aprirlo.

3. Un saluto amichevole / Arrivare al punto rapidamente

Quando scrivi a qualcuno che non conosci, è meglio iniziare con un 'Ciao' invece di dire 'Caro Signor Smith'. Questo è troppo formale e fuori luogo per le comunicazioni informali come l'email. Quando scrivi a qualcuno a te noto, dì semplicemente "Ciao (Nome)". Non cercare di andare fuori bordo a meno che non li conosci al di fuori delle cerchie professionali.

L'email è pensata per una comunicazione semplice e veloce. Dì quello che vuoi dire, dillo in fretta, e dillo solo once. Pubblicità

4. Chiara comunicazione

Rendi chiaro lo scopo della tua email. Fai sapere loro come si relaziona con loro, altrimenti la tua email verrà cancellata in breve tempo.

Non riescono a vedere il tuo linguaggio del corpo o il tono della tua voce per valutare se stai scherzando o meno. C'è una maggiore possibilità che le tue e-mail non vengano lette correttamente. Di solito le battute non si trasferiscono bene, specialmente quando si scrive a qualcuno per la prima volta.

Ricorda questi principi di comunicazione efficace:

• Sostituisci parole più lunghe con quelle più brevi.
• Mantieni le frasi corte; utilizzare paragrafi meno numerosi e più brevi.
• Suddividi i tuoi paragrafi e usa i punti elenco per rendere più facile la lettura sullo schermo.
• Presta attenzione alla tua ortografia e grammatica.
• Modifica per gergo. In caso contrario, trasmetti la mancanza di attenzione ai dettagli e potresti ritrarre un'immagine non professionale.
• Tenerlo breve, breve e conciso. Non divagare.
• Dare informazioni complete; il destinatario non dovrebbe doverti restituire per ulteriori informazioni. Evitare la possibilità di confusione e ritardi.
• Non fornire lunghe informazioni di base. Allegare un file se sono richieste informazioni aggiuntive.
• Quando scrivi in ​​risposta all'email di qualcuno, rispecchia il loro approccio. Come comunicano di solito con le persone? Hanno scritto due frasi ai tuoi quattro punti email? Abbina il loro stile per ottenere risultati dei tuoi sforzi di scrittura.

5. Informale - Eppure cortese

Scrivi come se parlassi con loro. Resta conversazionale, ma non dire mai nulla che non diresti a qualcuno. Quando ti senti emotivo, scrivi la tua email e salvala come bozza. Passa sopra quando ti senti più tranquillo e rivedi. Scrivi sempre e-mail educate. Pubblicità

Pensa sempre all'e-mail come pubblica. Presumi che qualsiasi email che scrivi possa essere letta da chiunque altro e scrivi di conseguenza.

6. Chiaro piano d'azione

Cosa vuoi che facciano?

• Esegui un'azione specifica. Devono darti maggiori dettagli su un progetto.
• Rispondere con le informazioni. Devono confermare se sono disponibili per una chiamata in conferenza il giorno successivo.
• Sola lettura. Hanno bisogno di leggere il tuo messaggio per capire chiaramente qualcosa. Nessuna risposta è necessaria. Sei via e devi riprogrammare una riunione. Contatterai di nuovo.

Fine con breve grazie. E non dimenticare di aggiungere una firma e-mail, i tuoi dati di contatto, il sito web, ecc. Scrivi sempre una e-mail aziendale con questo punto in mente: tutti sono occupati e ricevono molte e-mail.

Segui questi suggerimenti e non solo sarai in grado di inviare e-mail migliori, ma invierai quelle che meritano di essere aperte.

(Credito fotografico: Button Mail via Shutterstock)