4 modi per ottenere le ricevute dalla scatola da scarpe

Trovo le ricevute nei posti più pazzi: non solo li trovo in portafogli e borsellini ma non è raro pescarli dallo schedario o da dietro il divano. Dopotutto, quei piccoli foglietti di carta possono scivolare via nel momento in cui viene girata la schiena. L'unico modo per tenerli in riga è avere un semplice sistema organizzativo. Per anni, l'approccio classico è stato una scatola da scarpe piena di ricevute. È un ottimo modo per garantire che tutti i nostri pezzi di carta siano in un unico posto, ma lascia comunque qualcosa a desiderare. Vieni alla stagione delle tasse, abbiamo la possibilità di scegliere tra consegnare quella scatola a un contabile o ordinarla da soli. Pubblicità

Ci sono altri piani che possono avere più senso: possiamo eliminare un sacco di lavoro che accompagna il monitoraggio delle spese con un po 'di tecnologia. Le opzioni sottostanti possono semplificare la situazione e creare una stagione fiscale più agevole.

1. Attaccare alla plastica

Se puoi effettuare tutti i tuoi acquisti con una carta di credito o di debito, potresti essere in grado di eliminare la tua ricevuta. La maggior parte dei pacchetti software di contabilità può recuperare le informazioni del tuo account per i tuoi account e interpretarli in una certa misura. Ci sono alcuni svantaggi nel fare affidamento interamente sulle dichiarazioni della tua carta, però. La maggior parte non identifica in modo specifico solo ciò che hai acquistato e può essere difficile ricordare se un particolare pagamento al bookstore dello scorso anno fosse una spesa scolastica. I pagamenti in contanti possono anche avvenire attraverso una grossa chiave nel sistema - ci sono molte opportunità per le spese di cui hai bisogno per tenere traccia di quello che sarà solo in contanti (pensa di dividere un pasto con un cliente). Ci sono altri problemi specifici che vanno insieme se si decide di utilizzare una carta di debito o una carta di credito. Pubblicità

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È possibile annotare le spese nella maggior parte dei programmi di contabilità, tuttavia, fintanto che si tiene il passo con le ricevute, è possibile evitare di organizzare e classificare le entrate oltre una volta al mese. Non è una soluzione perfetta, ma non farà rabbrividire il tuo contabile come fa la scatola da scarpe delle ricevute.

2. Scegli un servizio

A pagamento, servizi come Shoeboxed prenderanno le ricevute e le scannerizzeranno. Usano un sistema che non solo riconosce il testo e lo inserisce in un formato utilizzabile, ma può anche classificare automaticamente le ricevute. Poiché Shoeboxed e altri servizi operano tipicamente su base mensile, il numero di ricevute che è possibile ottenere scansionate tra oggi e il 15 aprile potrebbe non riuscire. Tuttavia, puoi eseguire un breve triage sulle tue ricevute ed eliminare tutti quelli che non incidono sulle tue tasse: generi alimentari, film e quelli che potrebbero non dover essere scansionati, a meno che tu non stia lavorando per ottenere tutte le tue spese e il tuo budget sotto controllo. Pubblicità

I prezzi possono variare su tali servizi. Shoeboxed ha piani che vanno da $ 9,95 al mese fino a $ 49,95 - Lo considero un affare. È molto più economico che pagare qualcuno per scansionare le ricevute per te.

3. Esegui la scansione delle ricevute personalmente

A prima vista, potrebbe sembrare che la scansione delle proprie ricevute sia un passo indietro rispetto al pagamento di un servizio per farlo per te. Ma con l'attrezzatura giusta, puoi praticamente automatizzare il processo a casa. In questo caso, l'attrezzatura giusta è uno scanner pensato appositamente per le ricevute: ho usato il sistema NeatReceipts e in realtà trovo più semplice che imballare le mie ricevute e inviarle via. Mi siedo di fronte a uno spettacolo televisivo o un film e porto le mie ricevute nello scanner. Il suo riconoscimento ottico dei caratteri è molto buono - per la maggior parte delle ricevute, lo scanner estrae tutte le informazioni pertinenti e le inserisce in un formato che posso riversare nel mio software di contabilità (oltre a salvarlo come PDF). Pubblicità

Il valore del cartellino del prezzo che si accompagna all'acquisto di uno scanner solo per le ricevute può valere in base a quante ricevute si pianifica di elaborare: a seconda di dove si prende lo scanner, il prezzo può essere superiore al costo di un anno di base pianificare presso Shoeboxed - ma meno di un piano di medio livello. Usalo per più di un anno o scansiona più ricevute rispetto a quelle consentite da un servizio, e in realtà non è così costoso. E, finché hai ricevuto la ricevuta, potresti essere in grado di cancellare lo scanner dalle tasse.

4. Going Old School

Se preferisci non spendere soldi per strumenti o servizi per prenderti cura delle tue ricevute, c'è sempre l'approccio della vecchia scuola. Puoi inserire le tue ricevute in Excel o in un'altra opzione di contabilità a mano. Ma vale la pena notare che un simile approccio non è solo costoso in termini di tempo: richiede più disciplina di quanto la maggior parte delle persone sia disposta a dedicare alla gestione delle entrate. Se si ottiene anche un po 'indietro, può sembrare assolutamente impossibile recuperare.

Altri servizi e strumenti

Ho menzionato strumenti e servizi che ho effettivamente avuto la possibilità di utilizzare e trovato affidabile. Ma so che ci sono molte altre opzioni là fuori - se hai usato un servizio o uno strumento per organizzare le tue entrate che ti sono particolarmente piaciute, per favore condividi un link nei commenti.