3 segreti per lo spostamento della gestione delle attività personali a livello aziendale

Hai gestito i tuoi compiti su una scienza. La tua pulizia a secco è sempre pronta in tempo, la tua lista "da fare a casa" a casa non ha più niente e hai anche ottenuto tutti i compiti che il tuo supervisore ti ha consegnato. Sei una rockstar della lista delle cose da fare. Pubblicità

Ma poi qualcosa cambia: forse hai iniziato la tua attività. Forse sei stato coinvolto nella gestione. All'improvviso devi gestire le attività per qualcosa di più della tua stessa persona: hai dipendenti o appaltatori di cui sei responsabile per tenere il passo, oltre alla necessità di completare i tuoi progetti. Come portate le vostre capacità di gestione delle attività personali a un livello superiore? Come gestisci le attività quando sei responsabile delle realizzazioni di altri lavoratori?

Fare il cambiamento

Ho avuto difficoltà ad adattare il mio approccio alla gestione dei compiti al fatto che in questi giorni mi occupo di più del mio stesso lavoro. In qualche modo, liste assortite di cose da fare su RememberTheMilk hanno smesso di essere abbastanza quando dovevo ricordare di gestire la fatturazione, di controllare con gli scrittori e di gestire ancora i miei progetti. Ho dovuto intensificare le mie capacità di gestione delle attività e apportare alcune modifiche. Pubblicità

Mentre stavo trovando un nuovo equilibrio per la gestione delle scadenze e dei compiti, ho imparato alcune cose. In particolare, ho imparato che la maggior parte delle opzioni di gestione del progetto non mi piacevano - molte erano in realtà più soluzioni di cui avevo bisogno - ma molte delle opzioni di gestione delle attività di base non soddisfacevano le mie esigenze. Proprio come ho dovuto trovare un sistema che ha funzionato per me quando ho iniziato a prendere sotto controllo la mia lista delle cose da fare, ho dovuto trovare un equilibrio nella gestione di progetti che coinvolgevano più persone. Lungo la strada, ho imparato alcune cose.

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Secret # 1: la tecnologia è un punto di strozzatura

Penso che quasi tutti quelli che conosco si affidino alla tecnologia in qualche modo per aiutarli a gestire le loro liste di cose da fare. Ci sono alcune riserve di carta e penna, ammettiamolo, ma questo tipo di approccio pone alcune limitazioni alla gestione delle attività. Molte persone si sono mosse almeno fino all'utilizzo di un file di testo per gestire le loro attività, se non si è passati ad almeno un'applicazione di base. La tecnologia disponibile può essere straordinariamente utile non solo nell'organizzare attività, ma anche aiutarci a completarle. Tuttavia, è anche il punto di soffocare per assumere progetti e responsabilità più grandi. Pubblicità

Il grosso problema è che ci impegniamo per una determinata applicazione o approccio alla gestione dei nostri compiti. Mentre ci sono alcune eccezioni che scorrono tra RememberTheMilk, Toodledo e qualsiasi cosa trovino come fare le farfalle, l'approccio generale è trovare un sistema che funzioni per voi. Tendiamo a restare con i sistemi fino a quando qualcosa non ci costringe ad andare avanti. In realtà non è una brutta cosa: perché scherzare con qualcosa che funziona. Il problema è che non sempre riconosciamo esattamente ciò che non funziona. Siamo inclini ad aggrapparci al nostro attuale set up o applicazione il più a lungo possibile.

La soluzione è relativamente semplice: dobbiamo essere disposti a cambiare la nostra tecnologia secondo necessità. Non sto raccomandando che tutti noi ci uniamo alle summenzionate farfalle, ma è importante riconoscere che man mano che aumentiamo, di solito dobbiamo cambiare strumenti. Dai un'occhiata alle tue opzioni e vedi quali soddisfano le tue nuove esigenze: forse la capacità di condividere attività è cruciale, o forse hai bisogno di una sorta di visualizzazione. E quando trovi lo strumento che ha senso come passo successivo, salta il più velocemente possibile. Pubblicità

Segreto 2: altre persone sono coinvolte

Se hai seguito la strada imprenditoriale e stai andando bene, potresti assumere dipendenti o assumere un assistente virtuale. Anche se stai solo gestendo il personale per la compagnia di qualcun altro, avrai altre persone a cui pensare quando si tratta di gestire attività e progetti. In qualità di capo, hai la possibilità di imporre qualsiasi sistema di produttività che desideri, ma farlo potrebbe non farti apprezzare dalle persone con le quali devi lavorare.

Vale la pena di controllare con quelle persone per vedere come gli piace gestire le attività. Utilizzate le caselle di posta, gli elenchi delle cose da fare e altri sistemi già in loro possesso, quando possibile. C'è spesso un motivo per cui hanno fatto uso di un particolare sistema: al momento, sto lavorando con uno scrittore che non ha le competenze online per lavorare con qualcosa come Basecamp. Le mando un'email per ogni compito o progetto su cui ho bisogno di lavorare, perché è l'unica casella di posta che controllerà effettivamente. Una situazione del genere non è sempre ideale, ma funziona e questa è la cosa importante.

Segreto 3: deve funzionare

Quando ho capito che avevo bisogno di un'applicazione che potesse aiutarmi a tenere traccia di progetti più grandi, ho esaminato diverse opzioni. Mi sono registrato per una serie completa di account di prova e mi sono imbattuto in un sacco di applicazioni. Ce n'erano uno o due a cui continuavo a tornare - non perché funzionassero particolarmente bene con il mio modo di operare, ma perché sapevo che un paio di amici ci giuravano e li trovavano opzioni perfette. Ho persino iniziato a utilizzare una di queste applicazioni e tutto è andato in pezzi.

Le raccomandazioni non sono sufficienti. Invece, un'applicazione deve effettivamente lavorare con i tuoi metodi personali per fare le cose. In caso contrario, non pagare per questo e non perdere tempo su di esso. Prova le applicazioni quanto necessario, ma gettale via se non funzionano per te.