20 suggerimenti rapidi per la gestione del tempo per aumentare la produttività

Sei solito puntuale o in ritardo? Finisci le cose entro il tempo stabilito? Consegni i tuoi rapporti / lavori in tempo? Sei in grado di realizzare ciò che vuoi fare prima delle scadenze? Sei un buon manager del tempo?

Se la tua risposta è “no” a tutte le domande precedenti, ciò significa che non gestisci il tuo tempo come preferisci. Ecco 20 suggerimenti di gestione del tempo per aiutarti a gestire meglio il tempo:

1. Creare un piano giornaliero

Pianifica la tua giornata prima che si svolga. Fallo al mattino o anche meglio, la notte prima di dormire. Il piano offre una buona panoramica di come verrà il giorno. In questo modo, non sarai colto alla sprovvista. Il tuo lavoro per il giorno è quello di aderire al piano nel miglior modo possibile.

2. Peg un limite di tempo per ogni attività

È necessario chiarire che è necessario terminare l'attività X entro le 10.00, l'attività Y entro le 15.00 e la voce Z entro le 17.30. Ciò impedisce al tuo lavoro di trascinare e mangiare nel tempo riservato ad altre attività.

3. Usa un calendario

Avere un calendario è il passo più fondamentale per gestire le attività quotidiane. Se si utilizzano le note di Outlook o Lotus, il calendario viene fornito come parte del software di posta elettronica.

Google Calendar è fantastico - lo uso. È ancora meglio se puoi sincronizzarlo con il tuo telefono cellulare e altri hardware che utilizzi: in questo modo, puoi accedere alla tua agenda indipendentemente da dove ti trovi.

Ecco altri suggerimenti su come utilizzare il calendario per una migliore gestione del tempo: Come utilizzare un calendario per creare tempo e spazio

4. Utilizzare un organizzatore

Un organizzatore ti aiuta a essere al top di tutto nella tua vita. È il tuo strumento principale per organizzare informazioni, liste di cose da fare, progetti e altri articoli vari.

Dai un'occhiata a queste 15 migliori app e strumenti di gestione del tempo e scegli quelli che si adattano alle tue esigenze. Pubblicità

5. Conosci le tue scadenze

Quando hai bisogno di finire i tuoi compiti? Segna chiaramente le scadenze nel calendario e nell'organizzatore in modo da sapere quando è necessario completarle.

Ma assicurati di non fare questi 10 errori comuni durante l'impostazione delle scadenze.

6. Impara a dire “No”

Non assumere più di quanto tu possa gestire. Per le distrazioni che arrivano quando fai altre cose, dai una ditta no. O posticiparlo a un periodo successivo.

Leo Babauta, il fondatore di Zen Habits, ha alcune idee importanti su come dire di no: The Gentle Art of Saying No

7. Obiettivo di essere precoce

Quando scegli di essere puntuale, sarai in orario o tardi. La maggior parte delle volte farai tardi. Tuttavia, se il tuo target è precoce, molto probabilmente sarai puntuale.

Per gli appuntamenti, cerca di essere presto. Per le scadenze, inviali prima del necessario.

Impara da questi suggerimenti su come prepararti ad essere precoce, invece che appena in tempo.

8. Time box le tue attività

Ciò significa limitare il tuo lavoro al tempo X. Perché il pugilato del tempo ti fa bene? Ecco 10 motivi per cui dovresti iniziare il time-boxing.

Puoi anche leggere ulteriori informazioni su come eseguire il time boxing qui: # 5 di 13 strategie per far partire la tua produttività. Pubblicità

9. Tieni un orologio visibilmente davanti a te

A volte siamo così assorti nel nostro lavoro da perdere la cognizione del tempo. Avere un enorme orologio di fronte a te ti terrà al corrente dell'ora al momento.

10. Imposta i promemoria 15 minuti prima

La maggior parte dei calendari ha una funzione di promemoria. Se hai una riunione importante da frequentare, imposta quell'allarme 15 minuti prima.

Scopri di più su come i promemoria ti aiutano a ricordare tutto.

11. Focus

Sei multitasking così tanto che non stai facendo nulla? In tal caso, concentrati su un solo compito chiave alla volta. Il multitasking fa male a te.

Chiudi tutte le applicazioni che non stai utilizzando. Chiudi le schede del browser che ti stanno portando via la tua attenzione. Concentrati unicamente su ciò che stai facendo. Sarai più efficiente in questo modo.

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Come delegare il lavoro in modo efficace (la guida definitiva per i leader)

Come stabilire le priorità in 10 minuti e lavorare 10 volte più velocemente

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Il CEO di Lifehack ha scritto una guida definitiva su come concentrarsi, apprendere i suggerimenti: Come focalizzare e massimizzare la produttività (la guida definitiva)

12. Blocca le distrazioni

Cosa ti distrae nel tuo lavoro? Messaggi istantanei? Il telefono squilla? Messaggi di testo in arrivo?

Al giorno d'oggi non uso quasi mai la chat. Le uniche volte in cui accedo è quando non intendo fare alcun lavoro. Altrimenti diventa molto fastidioso.

Quando sto facendo un lavoro importante, spengo anche il mio telefono. Le chiamate durante questo periodo vengono registrate e le contatto dopo se è qualcosa di importante. Questo mi aiuta a concentrarmi meglio. Pubblicità

Trova altri suggerimenti su come ridurre al minimo le distrazioni per ottenere di più in Come ridurre al minimo la distrazione per fare le cose

13. Traccia il tuo tempo trascorso

Egg Timer è un semplice timer per il conto alla rovescia online. Inserisci la quantità di tempo che desideri monitorare (esempio: “30 minuti”, “1 ora”) e verrà eseguito il conto alla rovescia in background. Quando il tempo è scaduto, il timer emetterà un segnale acustico. Ottimo modo per essere consapevoli del tempo trascorso.

Ma oltre a Egg Timer, puoi trovare più app di monitoraggio del tempo qui e sceglierne uno che si adatti al meglio.

14. Non preoccuparti di dettagli non importanti

Non riesci mai a fare tutto esattamente nel modo che desideri. Cercare di farlo è inefficace.

Cercare di essere perfetto ti fa più male che bene, impara qui come il perfezionismo uccide la tua produttività e come abbandonare la mentalità del perfezionismo.

15. Priorità

Dal momento che non puoi fare tutto, impara a dare la priorità all'importanza e lascia andare il resto.

Applicare il principio 80/20 che è un principio chiave nella definizione delle priorità. Puoi anche utilizzare questa tecnica per dare la priorità a tutto ciò che hai nel piatto: come impostare la priorità in 10 minuti e lavorare 10 volte più velocemente

16. Delegato

Se ci sono cose che possono essere fatte meglio da altri o cose che non sono così importanti, considera la possibilità di delegare. Ciò si risolve e puoi concentrarti sui compiti importanti.

Quando deleghi parte del tuo lavoro, liberi il tuo tempo e ottieni di più. Scopri come delegare efficacemente i lavori in questa guida: Come delegare il lavoro (la guida definitiva per i leader di successo) Pubblicità

17. Raggruppa compiti simili insieme

Per il lavoro correlato, raggruppali insieme.

Ad esempio, il mio lavoro può essere classificato in questi gruppi principali:

1. scrivere (articoli, il mio prossimo libro)
2. istruire
3. sviluppo del workshop
4. sviluppo del business
5. amministrativo

Metto insieme tutte le attività correlate, quindi c'è la sinergia. Se devo effettuare chiamate, alloco una fascia oraria per effettuare tutte le mie chiamate. Razionalizza davvero il processo.

18. Elimina il tuo tempo perditempo

Cosa ti porta via il tuo tempo? Facebook? Twitter? Email di controllo? Smettila di controllarli così spesso.

Una cosa che puoi fare è rendere difficile il loro controllo - rimuovili dai link / segnalibri del tuo browser e inseriscili in una cartella dei segnalibri di difficile accesso. Sostituisci i segnalibri del tuo browser con importanti siti di lavoro.

Mentre continuerai a controllare FB / Twitter senza dubbio, scoprirai che è una frequenza più bassa di prima.

19. Tagliare quando è necessario

Il motivo numero uno per cui le cose vanno oltre è perché non si taglia quando è necessario.

Non aver paura di intercettare le riunioni o tracciare una linea per tagliare. Altrimenti, non ci sarà mai fine e mangerete il tempo per dopo.

20. Lasciare il tempo del buffer intermedio

Non imballare tutto strettamente insieme. Lascia un tempo di buffer di 5-10 minuti tra ogni attività. Questo ti aiuta a concludere l'attività precedente e iniziare con quella successiva.

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