14 modelli di gestione del tempo per aiutarti a organizzarti

  • Dominick Harrison
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La gestione del tempo è l'abilità che sblocca tutte le altre abilità. Inoltre, se vuoi andare avanti meglio, la gestione del tempo ti aiuterà. Se vuoi un lavoro migliore o un equilibrio di vita, la gestione del tempo è la risposta. Se vuoi sentirti meno sopraffatto e più controllato, gestire meglio il tuo tempo è la risposta. Il cuore di una gestione del tempo più efficace è un sistema di gestione del tempo e il supporto è un insieme di liste. Questi modelli di gestione del tempo possono aiutarti a creare tali elenchi.

Se il tuo migliore amico dovesse usare il tuo sistema di gestione del tempo, cosa direbbe?

Leggendo questo articolo si rischia di cadere in uno dei 3 gruppi;

  • Quelli di Denial: "Sono così occupato che non ho modo di avere il tempo per migliorare la gestione del tempo".
  • Quelli di Ignorance: "Il mio sistema di gestione del tempo ha funzionato bene per 15 anni".
  • Quelli che ne hanno bisogno - "Se questo può aiutarti, ci provo perché sono sicuro di poter fare dei miglioramenti".

Facendo appello al gruppo "Quei bisognosi", questi modelli di gestione del tempo ti aiuteranno. Sono semplici, pratici e puoi usarli subito. Se avessi il tempo avresti creato modelli simili. È difficile quando sei in trincea.

La mia passione è di aiutare gli altri e di essere un appassionato studente e allenatore di gestione del tempo per 14 anni ho voluto condividere alcune delle cose che avevo imparato. Imparato nel modo più duro, quindi non è necessario.

Come utilizzare ciascuno dei 14 modelli di gestione del tempo

I modelli sono progettati in base a come devono essere utilizzati. Il primo è il più duro, Key Result Areas (KRA) e poi diventano progressivamente più facili. Ad esempio, la "Lista delle cose da fare quotidianamente", la "Lista dei progetti" e la "Valutazione settimanale".

1. Aree dei risultati chiave Modello di gestione del tempo

Immagina la squadra di calcio che sostieni, o se non ne hai una, una squadra supportata da un amico o solo una di cui hai sentito parlare. Il mio è Oxford United (Cue the gentle abuse!). Il KPI di Oxford United (Key Performance Indicator) rischia di vincere il campionato. Questo è un obiettivo di squadra che tutti i membri del team intendono raggiungere. Questo obiettivo non è per un individuo. L'Oxford United potrebbe vincere il campionato, ma tutti i giocatori hanno "aumentato il loro peso"? Questo è dove i KRA sono importanti. Un'Area risultati chiave (KRA) è un obiettivo individuale. L'idea è che se ogni persona lavora per raggiungere il proprio KRA, il team dovrebbe raggiungere il proprio KPI. Tornando alla nostra squadra di calcio, il KRA del portiere potrebbe essere un "foglio pulito". Il KRA dello Striker deve segnare un gol a partita e il KRA del Defender deve vincere l'80% di loro. Qual è il tuo KRA?

Azione: Completa i tuoi KRA utilizzando il modello di gestione del tempo n. 1 in modo che ora tu sia il motivo per cui sei sul libro paga: i KRA. Pubblicità

2. Elenco giornaliero delle cose da fare Modello di gestione del tempo

Questo modello di gestione del tempo è il più facile da capire perché richiede solo un elenco di ciò che si intende fare ogni giorno. La sfida è che molte persone scrivono un elenco di cose da fare continuo e non da fare per ogni giorno. Avere una lista delle cose ogni giorno focalizza la mente. Se non si dispone di un elenco di cose ogni giorno due cose tendono ad accadere. In primo luogo, rimarrai bloccato nella tua casella di posta elettronica perché questo ci fa pensare che stiamo lavorando sodo e quindi "impegnati". Secondo, qualcun altro riempirà la tua giornata di compiti se non hai scelto tu stesso i compiti. Queste attività potrebbero venire sotto forma di e-mail, richiesta di un capo o azioni che si ricevono in una riunione. 'Avere un piano ogni giorno o qualcuno ne avrà uno per te'. Una lista giornaliera di fare è la base di ogni sistema di gestione del tempo. Usa questo modello ogni giorno.

Azione: Completa un elenco di ciò che farai domani utilizzando il modello di gestione del tempo n. 2 in modo da avere il tuo piano: l'Elenco giornaliero delle cose da fare.

3. Elenco dei progetti Modello di gestione del tempo

Pochissime persone hanno una lista di progetti "viventi e che respira". Alcuni ne hanno uno, ma è stato scritto una volta e non è stato aggiornato da allora. Una lista dei progetti è un mezzo per sapere quali sono le cose importanti. Quelle cose che avranno il più grande impatto positivo sui nostri KRA. È la connessione tra l'Elenco giornaliero delle attività e il motivo per cui si è sul libro paga, che è il Key Result Areas. Avendo una lista dei progetti hai la trasparenza delle cose grandi e importanti. La ricerca ci dice che ogni persona ha tra 50 e 70 progetti in movimento in qualsiasi momento (casa e lavoro). Questo modello richiede solo 14.

Azione: Completa un elenco di progetti su cui stai lavorando utilizzando il modello di gestione del tempo n. 3 per tenere traccia delle "grandi cose" - La lista dei progetti.

4. Riunione delle azioni Modello di gestione del tempo

Le riunioni sono il male necessario per qualsiasi knowledge worker. Non possiamo allontanarci da loro. Sembrano essere dove le ore si perdono e non si ottiene nulla. Uno dei motivi principali è che le azioni non vengono catturate o non vengono catturate abbastanza bene da far accadere qualcosa di sostanziale. Ovviamente anche gli obiettivi, i partecipanti giusti, l'attenzione, ecc. Sono tutti validi motivi. Questo modello inizia con ottenere le azioni catturate. Questo perché avendo le azioni chiare catturate, le persone non avranno spazio per divincolarsi dicendo: "Pensavo che lo stesse facendo", "O che cosa significava quell'azione?", O "Ho solo ricevuto le azioni ieri. L'incontro 2 settimane fa '.

Azione: Completa il modello di gestione del tempo n. 4 in modo da aumentare la probabilità che le azioni vengano completate - Azioni di riunione.

5. In attesa di lista Modello di gestione del tempo

Tu deleghi alle persone. Persone sopra. Persone sotto. La gente di lato Come fai a tenere traccia di chi hai chiesto di fare cosa da quando? Un elenco in attesa ti aiuta a tenere traccia. Questo modello fornisce un posto dove parcheggiare ciò che hai chiesto di fare in modo da non continuare a perseguitare la persona e in modo che fossero chiari quando volevi completare l'attività. E così, naturalmente, non lo dimentichi. La chiave per un elenco di attese di successo è valutarla. Questo potrebbe essere ogni giorno mentre è un nuovo pezzo nel tuo sistema di gestione del tempo. "Più in là" potrebbe essere solo all'inizio e alla fine della settimana, man mano che ti senti a tuo agio con questo modello. Pubblicità

Azione: Completa un'attesa usando il modello di gestione del tempo n. 5 in modo da avere il controllo di ciò che hai delegato - Lista in attesa.

6. Elenco di distrazioni Modello di gestione del tempo

Una delle maggiori sfide della gestione del tempo, e in particolare in un ufficio open space, è avviare un'attività e completarla. Gli studenti del nostro corso di formazione sulla gestione del tempo ci dicono che questo è il motivo per cui sentono di non avere fatto nulla. Parte della ragione di ciò è che i knowledge worker devono destreggiarsi in così tante palle. In parte è perché procrastiniamo perché non "ci piace un compito". Principalmente è perché non hanno un modo strutturato di affrontare pensieri vagabondi. Un 'Elenco di distrazioni' è un semplice modello che si manterrà sulla scrivania. Quindi, mentre ti concentri su un compito e poi i pensieri entrano nella tua mente, li scrivi, li estrai dalla tua testa, permettendoti di tornare al compito in mano. Oltre il 50% del tempo viene aggiunto a un'attività non avviandosi e completandolo in una volta. Stampa e mantieni questo modello sulla tua scrivania o tienilo aperto sullo schermo.

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Azione: Completa il modello di gestione del tempo dell'elenco di distrazione # 6 in modo da rimanere concentrato sul completamento di un'attività dall'inizio alla fine - Elenco di distrazioni.

7. Obiettivi settimanali Modello di gestione del tempo

Immagina un team di vendita senza obiettivi di vendita, o la squadra di calcio di Oxford United che va a giocare ogni sabato "solo per un calcio". È lo stesso con la gestione del tempo. Probabilmente hai obiettivi (KPI e KRA) per l'anno o il trimestre. Questi modelli ti sfidano ad avere degli obiettivi per la settimana. All'inizio della settimana questo modello chiede: 'Se dovessi guardare indietro a questa settimana, cosa ti piacerebbe aver raggiunto?'. Annotando i nostri obiettivi per la settimana ci aiuta a concentrarci su ciò che è importante perché ci ritroviamo "bloccati nelle trincee" di e-mail, telefonate e riunioni. Idealmente gli obiettivi settimanali avrebbero un impatto positivo sui progetti prioritari, che a loro volta hanno un impatto sui tuoi KRA, che hanno un impatto sui KPI. Se ciò accade, hai una catena di collegamenti in acciaio che attraversa la tua gestione del tempo mantenendola connessa e forte.

Azione: Completa i tuoi obiettivi settimanali per questa settimana in modo che tu abbia identificato ciò che desideri ottenere utilizzando il modello di gestione del tempo n. 7 - Obiettivi settimanali.

8. Valutazione settimanale Modello di gestione del tempo

All'inizio della settimana hai completato il modello "Obiettivi settimanali" con le 7 cose che desideri raggiungere quella settimana. Alla fine della settimana ha senso vedere come hai fatto. Il modello di valutazione settimanale ti chiede se hai raggiunto quegli obiettivi settimanali con un semplice strumento chiamato "PMI": positivo, negativo e interessante. Alla fine della settimana scrivi 3 cose che sono state positive per la settimana, 3 cose che sono state meno, o meno così bene per la settimana, e 3 cose che sono state interessanti per la settimana. Ad esempio, "P: Grande incontro con il nuovo cliente ABC", "M: Raggiunto solo 4 su 7 gol" e "I: Due della mia squadra si sono ammalati". L'ultima casella ti chiede quindi di intraprendere un'azione di gestione una tantum dopo aver valutato la tua settimana, ad es. 'Pianificherò nel mio diario un'ora alla settimana per il progetto XYZ.'

Azione: Completa la valutazione settimanale in modo da sapere se hai raggiunto i tuoi obiettivi settimanali utilizzando il modello di gestione del tempo n. 8 - Valutazione settimanale. Pubblicità

9. Obiettivi mensili Modello di gestione del tempo

Simile a "obiettivi settimanali". Questo modello ti invita a scrivere le grandi cose che vuoi raggiungere quel mese.

10. Valutazione mensile Modello di gestione del tempo

Il modello di gestione temporale "Valutazione mensile" chiede di valutare gli obiettivi che hai scritto sul modello "Obiettivi mensili".

11. Obiettivi annuali Modello di gestione del tempo

Il modello "Obiettivi annuali" completa la serie di obiettivi; Settimanale, mensile e poi annuale. La sfida con la definizione di obiettivi annuali è quella di renderli abbastanza grandi da meritare di essere un obiettivo annuale, ma non troppo grandi da poter essere "obiettivi di vita". Gli obiettivi di vita non sono discussi in questi modelli.

12. Valutazione annuale Modello di gestione del tempo

Completato a gennaio, la "valutazione annuale" riguarda lo sguardo retrospettivo dell'anno passato. Identificare cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e la lezione appresa per scrivere gli obiettivi annuali del prossimo anno.

13. Alcuni giorni forse elenco Modello di gestione del tempo

Questo modello è essenziale per raggiungere una delle mentalità principali di un manager di orari efficace. La mentalità è sintetizzata meglio dalla frase "Le persone di maggior successo sono quelle con i capi vuoti". L'Elenco giornaliero delle cose da fare e l'Elenco dei progetti sono ottimi modelli per la gestione dei nostri compiti immediati e di grandi dimensioni. The Some Day May Be List è un posto dove mettere tutte quelle cose che vuoi fare, ma non sono urgenti o importanti ora. Alcuni esempi potrebbero essere "Archiviare tutti i documenti di casa", "Ottenere una pensione", "Scrivere un piano di successione per la società".

Azione: Completa l'elenco di alcuni giorni in modo da avere un posto dove mettere "tutto il resto" utilizzando il modello di gestione del tempo # 13 - Elenco di alcuni giorni.

14. Gestione del tempo del progetto Modello

Il knowledge worker medio gestisce i progetti e se sono onesti con se stessi la loro esperienza nella gestione dei progetti è proprio ciò che hanno autodidatta. Potrebbero aver sentito parlare di grandi progetti IT gestiti con diagrammi di Gantt o qualifiche come Prince2. Tuttavia, desiderano qualcosa di semplice che dia loro il controllo senza essere troppo ingombrante da usare. Questo modello di una pagina ti aiuta a gestire meglio i tuoi progetti importanti preparandoti meglio ed evitando i motivi principali per cui i progetti falliscono. Pubblicità

Azione: Completa il modello di gestione del tempo di progetto n. 14 per preparare meglio progetti importanti e mantenerli in linea - Modello di progetto.

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Inizia incorporando uno di questi modelli nel tuo sistema di gestione del tempo. Poi un altro una settimana dopo, fino a quando non si utilizza abitualmente il modello. Ci vogliono 21 volte per formare un'abitudine. Ora puoi essere più organizzato. In bocca al lupo!

Credito fotografico in primo piano: Sonovate tramite sonovate.com




29.09.21 09:28
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