12 segreti per un incontro super produttivo che dovresti conoscere

  • Matthew Goodman
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Nei miei quaranta anni di lavoro, mi sono sempre lamentato di riunioni lunghe, noiose e improduttive, quindi unisciti al club! Sì, le riunioni vecchio stile hanno effetti negativi sul morale, la produttività e la motivazione.[1]

“Lui (Warren Buffett) non lascia che il suo calendario si riempia di riunioni inutili.”- Bill Gates

Quindi, perché le riunioni non possono essere più brevi, più produttive e persino, oserei dire, divertenti?

La buona notizia è che molte aziende ora stanno aprendo la strada nella gestione dei loro incontri.

Ecco 12 segreti per un incontro produttivo. Se sei un manager o un caposquadra, potresti voler implementarli. Se sei un membro di un team, puoi sempre dare suggerimenti in modo che gli incontri diventino davvero super produttivi.

1. Il tempo non è il vero problema

La maggior parte delle persone si lamenta di non avere abbastanza tempo e gli incontri possono derubarli di questa preziosa merce. Un altro modo di guardare è semplicemente concentrarsi sui livelli di energia che hai.

Pianifica le interruzioni in modo tale che i livelli di produttività siano mantenuti al massimo. Pubblicità

“Gestisci la tua energia, non il tuo tempo.” - Tony Schwartz

2. Fai riunioni più brevi

Impostare un limite di tempo di 10 o 15 minuti può davvero aiutare. Alcuni manager ricevono effettivamente un timer in modo che si spenga al termine della riunione. Non è un caso che i talk TED abbiano un limite massimo di 18 minuti.

Il motivo è che tutte le ricerche mostrano che la nostra capacità di attenzione si riduce a un declino progressivo, se gli incontri o i colloqui durano più a lungo. Gli studi fatti presso la Texas Christian University mostrano che gli studenti ricordano più informazioni dopo le lezioni più brevi.[2]

3. Pianificare le riunioni solo quando necessario

La maggior parte delle aziende ha un orario e un giorno stabiliti per le riunioni. Ciò significa che la produttività viene rallentata, proprio a causa di una pianificazione prestabilita.

È molto meglio incontrarsi quando le cose devono essere fatte, le decisioni prese ei punti d'azione finalizzati.

4. Incontra Stare in piedi o Somewhere Else

Una ricerca molto interessante mostra che sedersi aumenta le questioni territoriali.[3]

Le persone si sentono a loro agio e vogliono anche affermare la loro posizione o autorità. Questo non è così facile quando si alza in piedi. Pubblicità

I partecipanti si sentono meno a proprio agio e vogliono fare le cose più velocemente. Esistono altri modi innovativi per organizzare riunioni.

“Ma ovunque tu sia, sii innovativo con il tuo spazio. Prova una riunione in piedi o lascia la scrivania e vai al parco. Esci dal tuo ambiente quotidiano.”- Richard Branson

5. Pianifica l'agenda in anticipo

Un breve incontro richiede ancora un ordine del giorno e questo dovrebbe essere distribuito prima della riunione, se possibile. Aiuta le persone a prepararsi e concentrarsi sui problemi che devono essere discussi.

Ecco come costruire un programma di incontri killer che sia semplice ed efficace.

6. Creare una zona libera per smartphone

Chiedi alle persone i loro colleghi che usano smartphone o tablet durante le riunioni. La maggior parte si offende perché mostra mancanza di rispetto e mostra anche che la piena partecipazione è frammentaria o assente.[4]

È molto meglio rendere l'area di incontro una zona libera da smartphone e incoraggiare le persone a lasciare i telefoni all'esterno in un cestino, con i post allegati. La Casa Bianca lo sta già facendo.

7. Limitare il numero di partecipanti

Questa è una delle raccomandazioni menzionate nel post di Kristen Gil, "Start-Up Speed".[5] È VP of Business Operations di Google. Pubblicità

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Se limiti i partecipanti a coloro che sono direttamente coinvolti in un progetto o in una procedura, lascia agli altri più tempo per andare avanti con il loro lavoro.

8. Esegui la riunione come un orologio

Assumere un incontro è un compito davvero abile. Idealmente, è necessario eseguire alcune o tutte le seguenti operazioni:

  • Indicare lo scopo dell'incontro, ad es. - “Ci incontreremo oggi per finalizzare la visita dei revisori”.
  • Tenere gli interventi fuori tema fuori dall'agenda. Possono essere messi nel 'parcheggio' se c'è tempo alla fine.
  • Incoraggia tutti a entrare.
  • Scoraggia gli show-off.
  • Attenersi al tempo assegnato.

9. Take Away Action Points

La persona che gestisce l'incontro deve tenere tutto sotto controllo, nel breve lasso di tempo.

In pratica, questo significa che alla fine, le persone hanno una lista di punti d'azione e che questi sono taggati al DRI (Individual Direct Responsible).[6]

10. Consenti tempo di transito

Assicurati che sia programmato un tempo sufficiente prima della riunione in modo che le persone possano effettivamente arrivare in tempo.

Permettere dieci minuti prima e dopo altri impegni aiuta le persone a mettersi in gioco e pianifica la loro assenza, anche se è molto breve.

Viene tenuto un registro delle decisioni e queste possono essere inviate via e-mail come promemoria per tutti i partecipanti. Pubblicità

11. Outline del progetto e piano per il prossimo incontro

Supponendo che i punti di azione produrranno i risultati necessari, è sempre una buona idea delineare ciò che il prossimo incontro dovrebbe coprire.

Questo non ha bisogno di essere impostato in pietra, ma dovrebbe adattarsi con i piani di business e di marketing. Aiuta anche a evidenziare obiettivi a lungo termine.

12. Incoraggiare la formazione di competenze di riunione

Delegare alcune attività di riunione sia prima che durante la riunione è un ottimo modo per avvicinarsi alla formazione per le competenze di riunione.

Decidi chi sarà responsabile di prendere nota dei punti di azione, dei tempi e degli ordini del giorno. Questo può essere fatto a rotazione in modo che tu abbia ancora la responsabilità generale per l'esecuzione della riunione. Per aiutarti a scrivere in modo efficace i verbali delle riunioni, dai uno sguardo ai seguenti suggerimenti: Come scrivere buoni verbali per le riunioni, quindi niente si perde in traduzione

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Credito fotografico in primo piano: Unsplash via unsplash.com

Riferimento

[1] ^ The Guardian: incontri annoiati
[2] ^ Carmine Gallo: La scienza dietro la regola dei 18 minuti di TED
[3] ^ Pubblicazioni SAGE: alzarsi in piedi fa sì che i gruppi si infiammino per il lavoro di squadra
[4] ^ Forbes: perché le persone di successo non portano mai gli smartphone nelle riunioni
[5] ^ Pensa con Google: velocità di avvio
[6] ^ The Muse: Links We Love: Mastering the Art of the Meeting



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