11 App di pianificazione della riunione per aumentare la produttività e l'efficienza

Le app di pianificazione delle riunioni sono eccezionali se le usi correttamente. Usali male e puoi sembrare un elitario arrogante.

In questo articolo, condivideremo non solo come utilizzare le app di pianificazione delle riunioni per migliorare l'automazione, l'integrazione e la reputazione, ma anche 11 straordinarie app di pianificazione delle riunioni che è possibile iniziare a utilizzare oggi.

Sommario

1. Riunione delle app di pianificazione e automazione
2. App per le riunioni e integrazione di pianificazione
3. Appuntamento e reputazione del programmatore
4. Errori comuni di utilizzo degli appuntamenti di riunione
5. 11 App per la pianificazione delle riunioni ispirate per aumentare la produttività
6. La linea di fondo

Riunione delle app di pianificazione e automazione

Le automazioni sono fondamentali per migliorare l'efficienza. Imposta il sistema dall'inizio e ridurrai la quantità di mancate presentazioni e cancellazioni.

Con i promemoria e i reindirizzamenti della pagina di ringraziamento, troverai anche che puoi preparare i tuoi ospiti per le tue riunioni in modo più efficiente e creare un incontro più potente.

Una delle automazioni più comuni per l'incontro con le app di pianificazione è la ricezione di promemoria. Con la maggior parte delle app, puoi inviare promemoria tramite email e sms. Questi promemoria possono essere programmati diversi giorni prima di alcuni minuti prima della riunione. Nello spazio di coaching e podcasting, abbiamo impostato promemoria di 3 giorni, 1 giorno e 15 minuti per gli ospiti sia in email che in sms.

Le automazioni possono anche inviare gli ospiti a una pagina di ringraziamento con i passaggi successivi o ulteriori informazioni per preparare le riunioni. Se esegui un podcast, ad esempio, dopo aver programmato un'ora sul tuo calendario, puoi inviarlo a una pagina di ringraziamento che suggerisce l'attrezzatura che potrebbero desiderare per l'intervista, le domande che potresti chiedere e la missione del tuo spettacolo o azienda.

Qualunque sia la tua attività, puoi vedere che con le automazioni, le app di pianificazione delle riunioni non si limitano a semplificare le impostazioni degli appuntamenti. Preparano il flusso di lavoro o il processo di vendita per ottenere i massimi risultati.

App per le riunioni e integrazione di pianificazione

Nel nostro mondo digitalmente connesso, la maggior parte delle app di pianificazione delle riunioni si integrano anche con altri siti Web e strumenti online. Puoi incorporare i widget di pianificazione sul tuo sito web o collegare lo scheduler al tuo CRM.

Alcuni programmatori si integrano con Zoom e molti si integrano con il tuo attuale sistema di calendario come Google Calendar o Office 365.

Le integrazioni sono importanti quando si seleziona lo scheduler della riunione perché riduce la quantità di nuove tecnologie da apprendere e ottimizza il processo per un'implementazione rapida.

Prima di andare all-in sul tuo programma di pianificazione, cerca le integrazioni con i tuoi strumenti attuali e le app di pianificazione che stai prendendo in considerazione.

Appuntamento e reputazione del programmatore

La reputazione riguarda il branding e l'esperienza del tuo ospite. Ciò include l'aspetto del programmatore di riunione specifico che si utilizza. Comprende anche come si utilizza lo scheduler all'interno del proprio marchio.

Puoi inviare un link al tuo ospite e farli pianificare sul sito web dell'app, ma troverai un'esperienza di brand più coerente se invii loro un link per pianificare l'app all'interno del tuo sito web. Alcune persone comprano anche nomi di dominio vanity come “meetwithyourname.com” e inoltrarlo alla loro pagina di programmazione.

Molte app, nei loro pacchetti aggiornati, ti consentono di aggiungere il tuo marchio e i link di marca. Ancora una volta, questa è una reputazione e un gioco di marca che crea un'esperienza ospite migliore che non è possibile creare con pratiche di pianificazione antiquate.

Errori comuni di utilizzo degli appuntamenti di riunione

Nell'eccitazione di semplificare il processo di pianificazione, può essere facile dimenticare i sentimenti di coloro che stai invitando a incontrare. Lo so. L'ho fatto.

Dire “Ehi, pianifica l'ora sul mio calendario” si sente più freddo di “Ehi, ecco il mio calendario. Per evitare tutto il back and forth, scegli un momento che funzioni meglio per te.” Pubblicità

Assicurati sempre di incorniciare il tuo invito con l'app dello scheduler con il vantaggio per loro e perché lo stiamo facendo in questo modo piuttosto che in un modo vecchio stile personale.

Un po 'di finezza fa molto. Senza di esso, rischi di sembrare transazionale e freddo.

Alcuni widget di pianificazione degli incontri che puoi incorporare nel tuo sito possono richiedere un paio di secondi per essere caricati. Se segui questo percorso, assicurati che ci sia del testo appena sopra il widget che permetta al tuo ospite di sapere che il calendario verrà visualizzato di seguito e di attendere che venga caricato.

Se si utilizza uno strumento per riunioni online come Zoom, è anche importante comunicare esplicitamente che la riunione si svolgerà su Zoom e includere il collegamento Zoom nel promemoria dell'email. Molti fanno l'errore di non chiarire dove si svolgerà effettivamente l'incontro che può creare il caos dell'ultimo minuto al momento dell'incontro.

Se hai bisogno di impostazioni speciali, come ethernet, microfoni esterni o illuminazione, fai sapere ai tuoi ospiti che sulla tua pagina di ringraziamento e sulle e-mail di promemoria, in modo che siano pronti per la riunione e finisci con il miglior incontro possibile.

Con una comunicazione chiara nell'automazione, gli strumenti di pianificazione delle riunioni possono quasi comportarsi come un assistente virtuale a una frazione del costo o gratuiti, a seconda dell'app scelta.

11 App per la pianificazione delle riunioni ispirate per aumentare la produttività

Ecco 11 app di pianificazione delle riunioni di ispirazione che puoi utilizzare oggi per semplificare le riunioni e aumentare la produttività:

1. ScheduleOnce

ScheduleOnce è un leader del settore e una soluzione solida. ScheduleOnce può aiutarti se lavori da solo o hai una squadra numerosa.

ScheduleOnce consente di creare più utenti e più calendari. Io uso un calendario per prenotare gli ospiti di podcast con le automazioni impostate per preparare i miei ospiti per il nostro colloquio. Uso un altro calendario per sessioni di strategia e chiamate di coaching.

ScheduleOnce ha anche widget incorporabili in modo da poter mantenere lo scheduler all'interno del proprio sito web.

A partire da $ 7 al mese e una prova gratuita di 14 giorni, ScheduleOnce può soddisfare una varietà di esigenze nel mondo degli affari.

Disponibile su Web

2. Calendale

Calendly si distingue per la sua interfaccia pulita e facile da usare. Se ti piace il design pulito, Calendly potrebbe essere la tua scelta. Anch'esso ha automazioni robuste e integrazioni per singoli e team.

Puoi provare Calendly gratuitamente per 14 giorni. Il loro piano di base è gratuito mentre il loro piano più robusto è di soli $ 12 al mese. Pubblicità

Disponibile su Web | Google Chrome Extension

3. Assistant.to

Per chi usa gmail, Assistant.to è una soluzione super semplice.

Dall'interno di un'e-mail, fai clic sull'icona Assistant.to e scegli i tempi gratuiti. Assistente.per incorporare i tempi direttamente nell'e-mail in modo che il destinatario possa selezionare rapidamente un orario adatto a loro.

Mentre non ha tutti i campanelli e fischietti di app come Calendly o ScheduleOnce, Assistant.to è completamente gratuito.

Disponibile su Web

4. Acuityscheduling

Acuity è un robusto programmatore di riunioni molto simile a ScheduleOnce. Si integra con CRM, piattaforme di Email Marketing, strumenti di analisi e software di contabilità.

Viene fornito con una prova gratuita di 14 giorni. Hanno un conto solo gratuito, ma se vuoi il beneficio delle integrazioni, inizierai a partire da $ 15 al mese e potrai costare fino a $ 50 al mese.

Disponibile su Web | iOS | androide

5. Scegli

Costruito per semplicità, Pick è diretto e facile da usare. Puoi creare la tua estensione url come pick.co/yournamehere e si integra con il calendario di Google e Office 365.

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A $ 3 al mese, questo è un ottimo strumento per la programmazione rapida.

Disponibile su Web

6. X.ai

Per coloro che sono i primi ad adottare l'intelligenza artificiale, questa potrebbe essere la soluzione per te. X.ai ha creato due assistenti AI che chiamano Amy e Andrew Ingram. Dopo aver impostato il tuo account, devi semplicemente inserirli nelle tue e-mail con la persona che desideri programmare e gli assistenti AI invieranno i tuoi ospiti via e-mail fino alla tua nomina. Pubblicità

Questo tipo di pianificazione si sente più personale a causa del dialogo. Ci sono storie sul loro sito di persone che pensano che Amy e Andrew siano persone reali. X.ai si integra con Google, Office 365 e Outlook.

A partire da $ 29 al mese per un account individuale e $ 39 al mese per utente per un account del team, Amy e Andrew sono pronti a pianificare riunioni per te. Vuoi provarlo prima? Hanno una prova gratuita.

Disponibile su Web

7. YouCanBook.me

è un'altra soluzione competitiva per la pianificazione di riunioni online. È possibile gestire i calendari di tutto il team, configurare i moduli di prenotazione e integrarsi con il calendario.

Hanno un account gratuito con il nome della società o puoi avere il controllo del tuo marchio e aspetto a $ 10 al mese per tutte le loro funzionalità. Ad ogni modo, questa azienda vale la pena dare un'occhiata.

Disponibile su Web

8. Doodle

Doodle è unico nello spazio dei programmatori di riunioni perché aiuta i gruppi di persone a trovare il tempo per soddisfare ciò che funziona per tutti.

Si integra con il tuo calendario e ti consente di inviare un sondaggio a tutti gli invitati. Una volta che le persone votano nel sondaggio, puoi vedere a che ora funziona meglio per tutti.

Puoi anche eseguire sondaggi per le preferenze alimentari se pianifichi un incontro per il pranzo o una sezione della città se le persone provengono da tutto il mondo.

Mentre c'è un account gratuito, sbloccherai il suo potenziale a partire da $ 39 all'anno.

Disponibile su Web | iOS | androide

9. Quando disponibile

WhenAvailable è un altro programmatore che funziona per gruppi di persone. Puoi usarlo per pianificare un gioco di basket, decidere il tuo prossimo club di libri o prenotare la riunione di famiglia.

Il loro account gratuito consente fino a 20 ospiti, eventi illimitati e un gruppo di contatto. Per $ 15 all'anno sblocchi tutti i gadget inclusi promemoria e messaggi di chat. Pubblicità

Disponibile su Web

10. Rally

Come Doodle e WhenAvailable, Rallly è utile per pianificare riunioni ed eventi con più persone coinvolte. Si crea un sondaggio e tutti votano. È veloce e facile.

A differenza di Doodle, non ha tante funzioni, ma è completamente gratuito.

Disponibile su Web

11. NeedtoMeet

Concludendo con forza, NeedtoMeet è la nostra ultima app che ti consente di pianificare riunioni o eventi per più persone. Ha app mobili, url personalizzati, polling facile, notifiche e commenti.

NeedtoMeet consente anche le riunioni 1: 1 per cose come le recensioni sulle prestazioni per l'intero team. Invia i tuoi spazi del calendario al tuo team e possono scegliere solo 1 slot, riducendo al minimo la quantità di email e la pianificazione che devi coordinare.

Mentre hanno un account gratuito, puoi sbloccare tutte le funzionalità per soli $ 19 all'anno.

Disponibile su Web

La linea di fondo

Le app di pianificazione delle riunioni sono diverse nelle funzionalità e uniche nel design. Prima di impegnarmi in uno e rendersi conto che non è una soluzione, ti consiglio di esplorare quale 3 potrebbe adattarsi meglio e quindi fare una prova con ciascuno di essi contemporaneamente in modo da poter vedere come si sentono mentre li usi fianco a fianco.

Pianificare le riunioni alla vecchia maniera può essere noioso. Viceversa, trovare un'app di pianificazione che funzioni perfettamente in background è paradisiaca.

Come i telefoni cellulari, le app di pianificazione delle riunioni si stanno spostando da un lusso piacevole a una necessità irrinunciabile nella vita delle persone produttive. Mentre esplori le tue opzioni, resta fedele al tuo marchio e agli strumenti che hanno funzionato bene fino a questo punto e trova semplicemente un'app di pianificazione delle riunioni che funzioni bene con ciò che hai creato.

Credito fotografico in primo piano: rawpixel via unsplash.com