10 suggerimenti per migliorare le tue abilità di impostazione degli appuntamenti

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Indipendentemente dal tipo di attività in cui ti trovi, le probabilità sono che tu trascorra almeno un po 'di tempo negli appuntamenti. I tuoi appuntamenti possono essere grandi incontri di gruppo, individuali o persino colloqui di lavoro. Potresti anche saltare l'aspetto faccia a faccia della riunione e partecipare alle chiamate in conferenza o usare Skype. Tuttavia, a prescindere dal tipo di riunione che hai pianificato, questi suggerimenti possono aiutarti a migliorare le tue capacità di impostazione degli appuntamenti.

1. Impostare gli ordini del giorno in anticipo. Sapere cosa intendi realizzare in una riunione può aiutarti a decidere per quanto tempo pianificare di rimanere in quell'appuntamento, ammesso che tu possa rispettare la tua agenda. Può essere difficile convincere altre persone a rimanere sulla buona strada, ma nessuno vuole davvero passare tutto il giorno in un unico appuntamento. Inoltre, il completamento di un ordine del giorno concordato è davvero l'unico modo per essere sicuri quando la riunione è finita.
2. Offri opzioni di data e ora per gli appuntamenti. Piuttosto che passare un lungo giro avanti e indietro, al telefono o via email, scegli due o tre appuntamenti che funzionano per te e presentali all'altra metà dell'appuntamento. Se hai a che fare con un gruppo più grande, è quasi garantito che almeno un'opzione non funzionerà per qualcuno e avere più opzioni è un modo molto più rapido per raggiungere il consenso.
3. Evita le applicazioni software di fantasia. Mentre c'è qualche software per l'impostazione degli appuntamenti molto snello, cerca di evitare l'uso di qualcosa fuori dall'ordinario. L'eccezione a questa regola è feste o riunioni molto grandi. In generale, l'utilizzo di queste applicazioni richiede più tempo di quanto valga la pena: c'è una curva di apprendimento per i nuovi utenti e dover visitare un sito per rispondere può richiedere il doppio del tempo di risposta a un'e-mail. Tuttavia, quando cerchi di coordinare grandi gruppi di persone, l'utilizzo di un'applicazione può fornire una posizione centrale anziché inviare enormi quantità di email.
4. Assicurati di aver davvero bisogno di un incontro. Un sacco di appuntamenti sono fissati per cose semplici come la consegna di un documento per l'approvazione. A meno che il documento non sia sufficientemente breve da essere completamente esaminato durante la riunione, potrebbe essere più utile consegnare il documento e tornare più tardi per rispondere alle domande e gestire il processo di approvazione. Prima di fissare l'appuntamento, pensa se la questione potrebbe essere gestita in modo più veloce.
5. Riduci al minimo i tempi di viaggio. Uno dei motivi per cui gli appuntamenti consumano così tanto tempo nei nostri calendari è la necessità del viaggio. Dobbiamo recarci negli uffici dei clienti, nelle caffetterie o ovunque diavolo ci incontriamo. Possiamo minimizzare questo impegno suggerendo che ci incontriamo nelle nostre sedi, ci incontriamo a metà strada o saltiamo del tutto di persona. Opzioni come le chiamate telefoniche o le videoconferenze possono spesso soddisfare tutti i requisiti di quell'appuntamento che stavi per attraversare in città.
6. Pianificazione del tempo sia per la preparazione che per il debriefing. Quando imposti il ​​tuo appuntamento, pensa a cosa potresti dover fare per prepararti - esamina un rapporto, prepara una presentazione o stira la maglietta - e pianifica il tempo per ciascuna di queste attività prima del tuo vero appuntamento. Vale anche la pena di programmare una sessione di preparazione di quindici minuti poco prima dell'appuntamento per i dettagli dell'ultimo minuto. Lo stesso vale per il dopo: potresti avere determinati compiti di follow-up da gestire dopo la riunione. La pianificazione di alcuni minuti dopo un appuntamento garantisce che avrai tempo per assicurarti che le tue note siano complete e qualsiasi tipo di ulteriore azione lo porti almeno al tuo calendario (se non puoi farlo allora).
7. Separare appuntamenti personali e di lavoro. Molti di noi cercano di caricare tutti i nostri appuntamenti fuori sede in un giorno. Ignorando il problema di ciò che accade se solo uno è in ritardo, hai il problema di provare a cambiare marcia tra la presentazione che hai appena dato a un cliente e lo scatto che il medico sta aspettando di darti. Questo tipo di passaggio mentale può solo rendere più difficile gestire i tuoi appuntamenti successivi. Prova a pianificare i tuoi appuntamenti personali e di lavoro in giorni diversi.
8. Tieni aggiornati gli scheduler degli appuntamenti. Se non sei l'unica persona che pianifica i tuoi appuntamenti, è fondamentale tenere gli altri nel giro. Altrimenti, il tuo altro significativo potrebbe aspettarti una cena in famiglia nello stesso momento in cui stai finendo un grande progetto. Mi piacciono i calendari condivisi, come Google Calendar, proprio per questo, ma ci sono modi per condividere praticamente ogni tipo di calendario, se sei dipendente dal tuo sistema. I programmatori di appuntamenti possono includere il tuo manager, il tuo amministratore, un assistente amministrativo (tuo o dei reparti) e tutta una serie di altre persone.
9. Limitare gli invitati. Potresti non aver bisogno dell'intera compagnia presente per un rapporto sullo stato di avanzamento. Decidi invece chi deve effettivamente partecipare all'appuntamento: puoi sempre inviare un'email di massa in un secondo momento se le persone si sentono tralasciate. Sono stato in situazioni precedenti in cui i rialzi si sono sentiti esclusi se non li avessi presentati ad ogni singolo appuntamento che stavi organizzando. La migliore scommessa sembra presentare l'incontro come qualcosa che non sarebbe un uso prezioso del loro tempo.
10. Conferma tutto! Conferma quando e dove si svolge l'incontro, quali sono le priorità del programma, anche come arrivarci. Tutto ciò di cui hai veramente bisogno è una breve e-mail un giorno o due prima dell'appuntamento che delinea l'appuntamento e chiedere un sì semplice in risposta se tutto è corretto.