10 semplici trucchi di produttività per gestire le informazioni sovraccaricate

Hai bisogno di gestire le informazioni sovraccaricate? Semplici trucchi di produttività può aiutarti a gestire le informazioni nel tuo lavoro e nella tua vita personale e sociale.

Ecco come far fronte. Hai bisogno di sistemi che ti aiutino a tenere traccia di tutto. Una volta che hai un sistema affidabile, puoi rilassarti. Diamo un'occhiata a dieci semplici trucchi di produttività che aiuteranno.

1. Ottieni l'abitudine dell'elenco.

Le liste sono essenziali per aiutarti a gestire le tue informazioni sovraccariche. Probabilmente usi le liste To Do per tutto il tempo; tuttavia, le liste sono disponibili in molte forme diverse. Gli esempi includono elenchi di controllo, elenchi di pianificazione, elenchi di password, elenchi di letture, elenchi di riferimento, elenchi di back-burner e elenchi di obiettivi. Tutte le tue informazioni possono essere aggiunte a una lista oa più elenchi.

È anche possibile creare elenchi per tenere traccia degli elenchi. Ad esempio, potresti avere un elenco di elenchi per “lavoro” e un altro per “casa.” Gli elenchi possono essere basati sul testo o visivi. Se sei una persona visiva, troverai utile un programma di mappatura mentale come FreeMind.

Uso Evernote per gestire le mie liste. Puoi usare Evernote ovunque, su molti dispositivi diversi. Suo “sommario” la funzionalità è meravigliosa per le liste. Con questa funzione, puoi selezionare un numero di note che contengono elenchi e puoi creare una nota del sommario per tutti con un paio di clic. Trascina le note dell'elenco sulla barra dei collegamenti per un facile accesso.

2. Creare e gestire raccolte di materiale di riferimento e persone.

Hai materiale di riferimento che devi accedere al lavoro, come listini prezzi e manuali operativi. Hai anche materiale di riferimento per la casa. Il materiale di riferimento della tua casa potrebbe includere polizze assicurative e manuali per la tua auto e il tuo sistema di sicurezza. Pubblicità

Se il tuo materiale di riferimento del lavoro è stato digitalizzato, memorizzalo in Evernote. Conservare il materiale stampato in uno schedario o su uno scaffale.

La maggior parte del materiale di riferimento della tua casa non verrà digitalizzato. Conservare le polizze assicurative in una cassaforte a prova di fuoco e altro materiale, come manuali e dichiarazioni dei redditi, su una mensola o in un cassetto. Digitalizza il materiale di riferimento domestico quando hai tempo, ma mantieni gli originali.

Vitale: crea elenchi dei tuoi materiali di riferimento, in modo da sapere dove viene memorizzato un riferimento specifico. Mantieni questi elenchi in Evernote.

3. Organizzare lunghi elenchi e cartelle dalla A alla Z.

Hai bisogno di un modo per organizzare lunghe liste e cartelle di materiale. Il modo più semplice è ordinare i materiali in ordine alfabetico. Puoi anche ordinare il materiale per data. Potresti anche voler usare una combinazione di entrambi.

Ad esempio, se stai organizzando materiale di lavoro sul tuo computer, puoi scegliere di creare una nuova cartella per ogni anno, quindi sottocartelle per ogni mese o sottocartelle per ogni cliente.

4. Archiviare materiali vecchi e non aggiornati.

Decidi quando archivierai materiali che non ti servono più, sia sul tuo computer, sia sui materiali di stampa. Puoi scegliere di archiviare una volta all'anno. Tuttavia, l'archiviazione una volta al mese può essere più efficiente. Pubblicità

Se scegli di archiviare una volta al mese, pianifica un po 'di tempo l'ultimo giorno lavorativo del mese.

Sposta i materiali del computer per archiviare le cartelle. Acquista grandi scatole di plastica per i materiali di stampa e sposta i materiali dai tuoi schedari alle scatole degli archivi. Aggiungi etichette alle tue scatole, così puoi vedere cosa contengono a colpo d'occhio.

5. Aggiungi date tickler per far comparire le cose chiave nella parte superiore dei tuoi elenchi.

Alcune cose devono accadere in date specifiche, quindi se hai un sacco di materiale di stampa, hai bisogno di un file tickler. I ticklers sono cartelle con etichetta data, una per ogni giorno del mese. Archivia i tuoi materiali nella cartella del giorno futuro appropriato, in modo da poter gestire i contenuti in quel giorno. È possibile creare file tickler separati per lavoro e per casa.

Hai bisogno di un file di ticker del computer? I promemoria di Evernote funzionano bene. Ti verranno ricordate le note in qualsiasi data tu scelga.

6. Decidi se stai ottimizzando il materiale per la memorizzazione o il recupero.

Se pensi che raramente dovrai guardare di nuovo qualcosa, archiviarlo in una scatola di archivio o in una cartella di archivio sul tuo computer. Questi tipi di materiali includono le vecchie dichiarazioni dei redditi, i file dei progetti completati, i materiali per eventi come i matrimoni dopo il grande giorno e le foto.

Le cose che ti servono quotidianamente, come password, orari e listini prezzi, devono essere archiviate in modo da poterle recuperare in pochi secondi. Metti il ​​materiale di stampa a portata di mano e conserva i materiali digitali in modo che tu possa accedervi con un semplice clic. Pubblicità

7. Costruire abitudini produttive: stabilire una routine quotidiana per gestire le informazioni.

Le informazioni arrivano costantemente. L'email può essere una seccatura, quindi stabilisci un “Posta in arrivo zero” abitudine. Sii spietato. Elimina, elimina, cancella. Pianifica le risposte via email o rispondi immediatamente, con la risposta più breve possibile. Controlla la tua e-mail non più di tre volte al giorno.

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Al lavoro, se non sei sicuro di dove un documento appartiene, memorizzalo sul desktop fisico o del computer. File qualunque cosa su entrambi i desktop alla fine della giornata lavorativa.

A casa, occupati immediatamente della posta del giorno e cestinare ciò che puoi. Metti tutto ciò che ha bisogno di una risposta nel file tickler.

8. Riduci l'input in modo da poterti concentrare sull'output.

Prendi in considerazione una dieta informativa per essere più produttivo:

Come ogni buona dieta, la dieta delle informazioni funziona meglio se ci pensi non come negare te stesso informazioni, ma come consumare più delle cose giuste e sviluppare abitudini sane.

Quanto del sovraccarico di informazioni è solo un'abitudine? Potresti decidere di non dover controllare Facebook tre volte al giorno. Pubblicità

9. Fai delle pause regolari per evitare di sopraffare.

Non fare nulla per due minuti

Prova questa utile app Web gratuita: non fare nulla per due minuti. Come suggerisce il nome, sei incoraggiato a non fare nulla sul tuo computer per due minuti. Se tocchi il mouse o la tastiera, fallisci.

Questa app ti incoraggia a fare delle pause. Non solo una pausa libera la mente, riduce lo stress. Pensa ai due minuti come a un modo per riavviare il tuo cervello.

10. Assegna la priorità agli articoli giornalieri, settimanali e mensili.

Ti sentirai sopraffatto e sovraccaricato di informazioni se non imposti le priorità. All'inizio di ogni mese, crea una lista di priorità che ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi. Quindi suddividi l'elenco in priorità settimanale e giornaliera.

Dai priorità ai tuoi compiti all'inizio della giornata. Effettua prima le attività con la priorità più alta. Se devi completare un rapporto sulle vendite per una riunione del consiglio di amministrazione, questa è la tua principale priorità per la giornata. Il controllo della tua email può attendere fino al completamento del rapporto.

Prova questi semplici trucchi di produttività. Anche se non hai modo di evitare un'inondazione costante di informazioni, puoi gestirle e sentirti in controllo.