10 imperdibili attacchi Gmail per potenziare la produttività

Gmail è una grande opzione per le persone che necessitano di una potente e-mail personale. Tuttavia, con la possibilità di collegare Gmail al tuo dominio, è diventata una potente opzione di posta elettronica anche per le aziende. Anche se Gmail da solo può essere ottimo, ci sono un paio di modi in cui puoi potenziare il tuo utilizzo per assicurarti di ottenere il massimo dal tuo account. Oggi daremo un'occhiata a 10 hack di Gmail che devono sicuramente migliorare la produttività, a casa o in ufficio.

1. Annulla una email precedente

Hai mai scoperto di aver digitato un'e-mail in fretta e l'hai spedita solo per farti notare quando premi il pulsante Invia che ci sono stati un paio di errori? Forse l'hai inviato al destinatario sbagliato. Questo è un problema comune e Gmail ha una piccola modifica delle impostazioni che può impedire a questi incidenti di essere permanenti. Impostazioni> Labs> Annulla pulsante> Abilita ti consentirà di fare clic su “Disfare” pulsante una volta che Gmail dice “Il vostro messaggio è stato inviato” nella parte superiore dello schermo. Spera solo che non lo leggano prima di fare clic su annulla! Un altro consiglio comune che ho imparato è quello di scrivere la tua e-mail completa, oggetto, aggiungere allegati e tutto, prima di aggiungere il destinatario. Fatelo per ultimo e questo ridurrà le possibilità di inviare alla persona sbagliata.

2. Usa il Boomerang

Boomerang facilita l'invio di e-mail a te inviate e pianifica l'invio di e-mail del tuo account. Questo è un ottimo modo per preparare e inviare una massa di e-mail in un attimo. Quest'ultimo può essere utile, ad esempio, quando si vede un'e-mail che è importante nella tua casella di posta, ma potrebbe non essere qualcosa a cui devi partecipare fino a tardi nel corso della giornata o della settimana. Questo sposta la conversazione fuori dalla tua strada e ti consente di concentrarti su altre cose. Yesware and Streak e altre due app di pianificazione della posta elettronica comuni che è possibile verificare. Pubblicità

3. Svuota la tua casella di posta

Prendendo spunto dal tema della confusione di e-mail, un grande trucco che ti consente di aumentare la produttività della tua casella di posta Gmail è quello di eliminare le e-mail non necessarie. Questo viene fatto eliminando quelli che non utilizzerai mai più e archiviando quelli che potresti trovare a cui dovrai fare riferimento in un'altra data. Se hai già conversazioni in corso nella tua e-mail, tienilo nella posta in arrivo. Altrimenti, li hanno archiviati. Da lì, puoi taggare i tuoi messaggi archiviati per renderli facilmente recuperabili. Avere taggato gli archivi, alla fine, è più produttivo che avere una palude di e-mail inutili.

4. Can Your Responses

Questo è un trucco produttivo perché ti consente di inviare risposte in un attimo aggiungendo frasi, frasi o persino corpi di posta elettronica che ti trovi regolarmente usando. Aggiungi semplicemente risposte predefinite da Gmail Labs e quando vuoi inviare una risposta predefinita, vai in fondo, seleziona le risposte predefinite e scegli la frase appropriata.

5. Personalizza il tuo indirizzo

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Un fatto meno noto su Gmail è che quando qualcuno ti invia una e-mail, non importa quali punti o simboli vengono aggiunti al tuo nome, vengono inviati allo stesso indirizzo email originale. Questo è meglio illustrato nella foto sopra. Potresti pensare che questo non abbia importanza, le probabilità sono basse che qualcuno aggiunga per sbaglio un punto o un segno più al mio nome quando mi invii un'e-mail.

Tuttavia, non è questo il punto. Questo trucco è utile per consentirti di ridurre le email che ricevi in ​​base all'indirizzo che hai fornito. Andando su un sito web in cui la registrazione richiede la tua email, ma puoi preoccuparti di meno di ciò che devono inviarti, puoi usare “[email protected]”. Andare a un meet-and-greet aziendale e vuoi un posto facile per accedere alle e-mail dalle persone che incontri? Dai a tutti quelli che incontri l'email “[email protected]”. Tuttavia, questo da solo non è ciò che è produttivo. Ciò che è produttivo è la creazione di un filtro per ciascun indirizzo e-mail che si distribuisce, consentendo di inviare messaggi alle cartelle per facilitarne il reperimento e l'organizzazione.

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6. Pianifica i tuoi assegni email

Può sembrare produttivo essere sempre in cima alla tua email, controllandola varie volte al giorno. Tuttavia, la verità è che stai perdendo più tempo che mai. Invece, pianifica di controllare la tua email due-tre volte al giorno, durante i periodi di bassa attività. Togliere la testa dalla posta in arrivo ti permette di ottenere più cose, anziché bilanciare e tendendo a conversazioni che potrebbero essere infinite. Ciò consente alle tue e-mail che invii di essere più produttive, al punto e informativo.

7. Gestire un elenco di cancellazioni

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Attraverso il programma chiamato Unroll.me, puoi tenere traccia delle e-mail e delle iscrizioni che stanno riempiendo la tua casella di posta. Attraverso questo programma, ricevi un “Rollup” che funge da newsletter in sé e per sé, mostrando in un'unica email tutte le email di iscrizione che ricevi. Oltre a essere in grado di visualizzare ciò che deve essere visualizzato e toglierlo di mezzo, Unroll.me è anche un ottimo programma per sbarazzarsi facilmente degli abbonamenti indesiderati, ma è troppo difficile liberarsi di.

8. Guardare in KeyRocket

Le scorciatoie da tastiera sono un ottimo modo per accedere a una funzione specifica o eseguire un'attività specifica solo in un paio di passaggi chiave. KeyRocket per Gmail ti consente di utilizzare le scorciatoie da tastiera disponibili tramite Gmail presentando come vengono attivate ogni volta che esegui un determinato atto. Ad esempio, se stai per visualizzare una cartella precedente, KeyRocket mostra un promemoria che mostra come tale attività è possibile tramite Alt + Freccia sinistra. Overtime, KeyRocket ti insegna come usare Gmail in modo produttivo.

9. Diventa selettivo ed esclusivo

Potresti ritenere che dovresti rispondere ad ogni email che ricevi personalmente da una persona, chiedendoti di contribuire a un progetto in cui non ti eri precedentemente coinvolto o di ricevere qualcos'altro in cambio. Tuttavia, in linea con la produttività, scegli saggiamente a chi rispondi. Ad esempio, un blogger dovrebbe esaminare la reputazione e la notorietà di un sito web specifico prima di intrattenere il pensiero di contribuire. Questo, alla fine, riduce il numero di conversazioni in cui ti trovi inondato. Questo è un trucco che molte persone trovano costantemente in uso. Pubblicità

10. Creare alcune ricette

IFTTT sta per If this then that. Si tratta di un sito Web di algoritmo di facile utilizzo che consente alle persone di connettere due diversi servizi per creare un'attività automatizzata. Utilizzando un trigger, molto probabilmente nel tuo caso Gmail, puoi fare in modo che un'azione si verifichi se fai scattare qualcosa. Ad esempio, se il tuo trigger è quando Gmail riceve una foto in un'email, puoi farla salvare automaticamente in Dropbox. Le opportunità sono infinite e tu hai il regno libero per creare da te le ricette o goderti alcune delle pre-fatte.

Con questi suggerimenti, sarai in grado di usare il tuo tempo con saggezza, fare le cose e diventare più produttivo nel processo. Fateci sapere nei commenti qui sotto se si utilizza uno qualsiasi di questi suggerimenti o servizi nel proprio account Gmail.

Credito fotografico in primo piano: Mashable tramite i1.ytimg.com